Dans de nombreux secteurs, les entreprises sont obligées de conserver des informations pour des raisons juridiques et de conformité. Mais comment peuvent-elles y parvenir efficacement dans les environnements métiers complexes d’aujourd’hui ?

Les entreprises sont contraintes, souvent juridiquement, de conserver les informations relatives aux clients, aux employés et à l’organisation elle-même, sur de longues périodes de temps.

De nombreuses entités gouvernementales dans le monde doivent faire face à des exigences strictes en matière de conservation des documents importants, y compris les archives personnelles, communications et contrats. D’autres industries ont des obligations semblables et de nombreuses entreprises ont intégré la conservation des documents dans leurs bonnes pratiques, sans même y être obligées.

Avec la croissance exponentielle de l’information numérique, la pression liée à une conservation efficace de certains documents, à la mise en place de mises en suspens juridiques et à une traçabilité de l’information s’accroît de jour en jour. Mais le problème est multiple : alors qu’il est souvent obligatoire de conserver ces informations, le stockage de données sensibles sur une trop longue période de temps peut ouvrir la voie à une violation des réglementations en matière de confidentialité.

Add-on de gestion de la conservation pour la plateforme Nuxeo

C’est dans ce contexte que nous sommes ravis de présenter notre add-on Retention Management. Celui-ci facilite l’administration des archives et règles de conservation, gère la suppression automatique des informations et déclenche des mises en suspens juridiques basées sur des métadonnées ou des événements spécifiques.

Avec ses fonctionnalités avancées, la plateforme Nuxeo peut contrôler automatiquement le cycle de vie d’un document avec les règles et politiques associées. Les documents peuvent être conservés ou supprimés en fonction de nombreuses règles basées sur des métadonnées, des événements ou des intervalles de temps spécifiques.

Nuxeo Retention Management

Pour créer des règles de rétention dans la plateforme Nuxeo, les administrateurs doivent spécifier plusieurs options :
Règles de rétention : la plateforme Nuxeo automatise et standardise la rétention de l’information et assure la conformité des informations à l’échelle de l’entreprise. Elle permet également de gérer manuellement les règles de rétention sur certains documents à des fins juridiques ou d’audit.
Type de document : la plateforme peut aussi appliquer des règles de rétention à des types de documents spécifiques. Par exemple, les archives financières doivent être conservées pour les clients des banques, tandis que les entités gouvernementales sont contraintes de conserver les contrats.
Intervalles de temps : Nuxeo permet aux administrateurs de définir les moments où des politiques de rétention s’appliquent à un document (par ex. création ou événement spécifique) et la durée de cette conservation.
Politique post-rétention : enfin, la plateforme Nuxeo permet aux administrateurs de définir l’action qui suit la fin d’une période de rétention. Dans certains cas, les entreprises peuvent vouloir continuer à gérer un document, mais lorsqu’il s’agit d’informations sensibles et personnelles, les documents peuvent être automatiquement supprimés.

Qu’en est-il des exigences gouvernementales ?

Des politiques de gouvernance efficaces sont essentielles pour assurer sa conformité avec les réglementations gouvernementales en vigueur. Aux États-Unis, le secteur des services financiers est ainsi soumis par la Securities and Exchange Commission (SEC) au règlement 17a-4. Cette réglementation inclut certaines exigences en matière de conservation, mise en suspens juridique et accessibilité des archives portant sur la transaction ou le courtage d’obligations, d’actions et d’autres actifs financiers.

Associé à un stockage Amazon S3 en mode Conformité, l’add-on Retention Management de Nuxeo a été conçu pour répondre à cette règle. Une fois que la plateforme Nuxeo est configurée pour utiliser les « Compliance Buckets » d’Amazon S3 afin de stocker les archives, l’association de règles de gestion de la conservation et du stockage Amazon S3 offre une base de conformité efficace.

L’intelligence artificielle pour automatiser la conservation

Même avec ces outils, assurer sa conformité à l’aide de règles de rétention peut s’avérer délicat. Les entreprises doivent établir des règles bien définies, capturant tous les documents lors de leur import, ou des règles strictes obligeant les utilisateurs à déclarer de façon adéquate les archives à conserver. Mais même dans ces conditions, il est souvent impossible d’atteindre un niveau de conformité total.

Et l’intelligence artificielle (IA) peut jouer un rôle crucial à ce sujet. Nuxeo Insight génère de puissantes prédictions afin de classifier le contenu en fonction d’informations qui vont définir leur politique de conservation. En entraînant le système sur des contenus métiers précis, Insight facilite l’automatisation des politiques de rétention pour un large éventail de documents, soulageant les utilisateurs d’un certain poids et assurant une conservation cohérente des informations importantes.

L’add-on Retention Management de Nuxeo est donc un outil de premier plan pour les gestionnaires de l’information, en particulier lorsqu’ils sont confrontés à la nécessité de gérer des archives. Nous avons hâte de voir comment les clients Nuxeo s’appuient sur ces nouvelles fonctionnalités pour assurer leur conformité et optimiser leurs processus de gestion des archives.