La gestion de l’information évolue constamment. Difficile de le nier. Mais de quelle manière et à quelle vitesse ?

Début 2018, Nuxeo et AIIM se sont associés pour interroger les différents acteurs du marché. Les résultats sont éloquents. Voici les trois principaux défis rencontrés par les entreprises en 2018.

Il est de plus en plus difficile de trouver l’information recherchée

De nos jours, lorsqu’on cherche une information, peu importe où nous sommes, nous demandons à Google, Alexa ou Siri. Malheureusement, les choses se compliquent lorsque nous sommes au travail.

Selon notre étude, plus de 75 % des utilisateurs ont du mal à trouver l’information souhaitée dans un délai raisonnable. Lorsque l’on associe ce chiffre au nombre de personnes se plaignant d’une surcharge d’information (75 %), le constat devient effrayant. Il existe beaucoup trop de ressources. Et lorsque nous y avons accès, il nous est impossible de trouver celle dont nous avons besoin pour travailler. Une situation loin d’être idéale, qui constitue logiquement le principal défi pour les entreprises en 2018.

Trouver l'information en enterprise

La simplicité d’utilisation

Le deuxième défi concerne la simplicité d’utilisation ou, en d’autres termes, ce qui se passe lorsque l’on a trouvé l’information recherchée. La plupart des utilisateurs ne sont pas isolés : ils communiquent et échangent des informations avec des collègues, des fournisseurs et des interlocuteurs. Malheureusement, 63 % des utilisateurs font état d’obstacles au partage de l’information et du contenu.

57 % des répondants ont également déclaré manquer de mobilité, illustrant le fossé actuel entre les technologies que nous utilisons dans notre vie de tous les jours et notre rapport à la gestion de l’information au travail. Au quotidien, lorsqu’une application mobile ne nous convient pas, nous passons simplement à une autre qui promet d’être plus efficace. Mais ce comportement est impossible à reproduire dans un contexte professionnel et les utilisateurs se retrouvent bloqués avec des systèmes de gestion de l’information obsolètes, trop techniques et trop complexes. Ce qui nous amène au troisième défi.

Utiliser l'information d'entreprise

L’intégration des systèmes de gestion de l’information

Les systèmes que nous utilisons au travail ne communiquent pas entre eux, ce qui peut rapidement devenir une source de frustration. Reprenons l’exemple du smartphone. À peine téléchargée, votre nouvelle application vous propose de vous connecter via Facebook ou LinkedIn. Elle vous permet d’accéder aux images stockées dans d’autres applications ou de partager du contenu vers Dropbox, iCloud ou n’importe quel autre système de partage de fichier (EFSS).

Mais le monde de l’entreprise obéit à des règles bien différentes.

79 % des utilisateurs ont du mal à agréger les différentes sources d’information, ce qui a donné naissance à une culture du copier-coller inefficace et inintéressante (à condition de pouvoir accéder aux informations piégées dans les systèmes en question, mais c’est une tout autre histoire).

integration systemes gestion de l'information

Voici donc les trois principaux défis rencontrés par les entreprises en matière de gestion de l’information en 2018.

Ce ne sont certainement pas les seules difficultés des utilisateurs, mais ce sont celles qu’ils rencontrent le plus fréquemment. Et ceux que les éditeurs de solutions ECM (Enterprise Content Management - gestion de l’information d’entreprise) négligent depuis trop longtemps. Mais l’avenir s’annonce radieux, avec notamment l’avènement des plateformes de services de contenu, un remplaçant à la fois moderne et innovant. Une idéologie métier qui a pour objectif de répondre aux défis mentionnés précédemment (et aux autres). Une solution moderne aux problèmes d’aujourd’hui et, même, une solution tangible aux défis rencontrés au quotidien par les utilisateurs.

2018 sera l’année du changement. L’année où les solutions obsolètes disparaîtront et où les décideurs se tourneront massivement vers les plateformes de services de contenu pour gérer efficacement leur ressource la plus précieuse : l’information.

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Ou regardez la vidéo de John Mancini de l’AIIM, qui explique que les principaux défis liés à la gestion de l’information nécessitent de faire appel à des solutions modernes et innovantes.