J’ai récemment eu le plaisir de participer au Document Strategy Forum à Boston. Assez logiquement, un grand nombre de participants étaient à la recherche de solutions répondant à leurs problématiques métier et les différents éditeurs présents étaient ravis de leur expliquer pourquoi leur solution était la plus adaptée pour y répondre.

Mais une chose m’a frappé dans les questions posées par les participants. Pour la première fois de ma carrière, ces questions étaient vraiment axées sur la stratégie, avec l’objectif avoué de corriger la situation. Je m’explique.

Prendre en compte l’existant

Bon nombre de conversations se sont concentrées sur un sujet qui ne cesse de prendre de l’importance : comment gérer au mieux les applications héritées dont je dispose. La plupart des personnes que j’ai rencontrées n’avaient plus la volonté de faire table rase des systèmes existants pour implémenter une nouvelle solution plus efficace. Leur objectif, au moins sur le court terme, était simple : trouver une solution pour exploiter leurs systèmes existants sans avoir besoin de migrer l’intégralité de leur contenu.

replace ECM

Cette évolution des mentalités reflète l’évolution du marché de l’ECM vers les plateformes de services de contenu. L’approche prônée par les éditeurs d’ECM impliquait de migrer l’intégralité de leur contenu vers le nouveau système, plus efficace. Une approche non dénuée de problèmes :

  1. Le nouveau système devait disposer de l’ensemble des fonctionnalités de l’ancien, au risque d’impacter négativement certains utilisateurs/processus.
  2. La migration des données vers un nouveau référentiel prend du temps. L’un de nos clients disposant d’un volume de données impressionnant (1,6 milliard de ressources) a estimé qu’une telle migration pourrait prendre plus de 12 mois. Difficilement envisageable.
  3. Décider d’arrêter d’utiliser un système existant parce qu’il n’est plus adapté aux besoins de l’entreprise peut-être risqué, tout comme la migration des contenus.

Dans ce contexte, on comprend pourquoi de nombreuses organisations préfèrent le statu quo.

Une vision stratégique à moyen terme

Les plateformes de services de contenu (CSP) proposent une vision plus stratégique permettant de s’appuyer sur les solutions existantes pour accéder au contenu et le distribuer de façon plus efficace et pertinente. En plus d’éviter les migrations risquées, cette approche s’accompagne de différents avantages :

  • Le déblocage des données auparavant prisonnières des silos d’information.
  • La possibilité d’utiliser ces contenus sur mobile.
  • La consolidation des différentes sources de données permettant de créer des processus rationalisés.

Une vision stratégique efficace tant sur le court terme que le long terme.

Une solution personnalisée

J’ai également pu noter une meilleure compréhension d’un fait essentiel : même s’ils travaillent différemment, les utilisateurs s’appuient sur les mêmes informations. Historiquement, chaque besoin appelait une nouvelle solution. Aujourd’hui, les utilisateurs prennent progressivement conscience qu’il est plus efficace de s’appuyer sur une plateforme centralisant l’information afin de développer des solutions personnalisées. D’autant plus intéressant lorsqu’on l’associe à la possibilité de connecter des applications existantes à une CSP et même d’autres sources de contenu : espaces de stockage, applications métier, etc.

Content Services Platform

Cette approche actuelle permet de consolider l’ensemble des sources d’information pertinentes au sein d’une plateforme unique, accessible et utilisable de différentes façons : interface de la plateforme, application mobile, outil de CRM ou portail web. Si l’utilisateur souhaite utiliser l’information de manière plus personnalisée, la CSP le permet.

C’est pourquoi nous parlons désormais de gestion intelligente de l’information. Il est devenu crucial de pouvoir proposer à un utilisateur l’ensemble des informations dont il a besoin dans le format et sur l’appareil qu’il souhaite. Pendant trop longtemps, les utilisateurs ont dû s’adapter aux systèmes et applications imposés au sein de leur entreprise. Cela est en train de changer et cette évolution devrait impacter nos habitudes en matière de création, de gestion et d’utilisation de l’information.

Avez-vous besoin d’une stratégie ?

Difficile de critiquer les personnes qui ont cru aux promesses de l’ECM par le passé. Mais il est certain que les outils disponibles à l’époque ont mis les organisations dans des situations délicates.

La nouvelle génération de plateformes de services de contenu offre un ensemble d’outils favorisant une gestion intelligente de l’information. De nombreux acteurs ont préféré se concentrer sur l’aspect technologique aux dépens de la stratégie globale et des besoins des utilisateurs. Les nombreuses possibilités qu’offrent les plateformes de services de contenu incitent désormais les décideurs à réfléchir davantage à la stratégie qu’ils souhaitent adopter.

Le fait de pouvoir comprendre les besoins des utilisateurs afin d’adopter une vision stratégique centrée sur le contenu est très intéressant. Et grâce aux plateformes de services de contenu capables de connecter, gérer et distribuer efficacement les ressources, la promesse d’une gestion intelligente de l’information peut enfin devenir réalité.