Avant de répondre à cette question, prenons le temps d’analyser la situation : Quel volume d’information votre organisation doit-elle gérer ?

Il n’y a encore pas si longtemps, il était possible de se faire une idée assez précise en additionnant simplement les courriers reçus et l’ensemble des documents envoyés (factures, relevés, avis, lettres, etc.).

Mais au fil du temps, le volume de contenu créé a explosé. Aux échanges par voie postale se sont ajoutés les fax, e-mails, formulaires web, etc. et les organisations ont dû s’adapter pour gérer de multiples sources d’information : smartphones, objets connectés, applications de partage de fichiers, etc. Aujourd’hui, Gartner estime qu’il y aura plus de 20 milliards d’appareils connectés à l’Internet des objets (IoT) dans le monde à l’horizon 2020. Certains analystes portent même ce nombre à 75 milliards pour 2025.

Ces dernières années, nous avons également assisté à un enrichissement des types de ressources créées, notamment les fichiers audio/voix, vidéo, photo, etc. En outre, la taille moyenne des fichiers et, avec elle, le volume d’information stocké ont également augmenté, plaçant une pression supplémentaire sur les infrastructures informatiques. Le volume, l’ampleur et la magnitude des ressources produites et consommées ont explosé !

Dans un tel contexte, réfléchissez à la quantité d’information que votre organisation doit gérer. S’agit-il de dizaines de milliers de ressources ? De centaines de milliers ? De millions ? De milliards ? Ou plus ? Est-ce même possible de le savoir ?

Des systèmes disparates et déconnectés

Il n’y a pas si longtemps, la théorie dominante était de rassembler l’ensemble de ses ressources au même endroit pour réussir à les gérer. Les organisations ont donc investi dans une solution de numérisation des images, puis un système de gestion documentaire et ensuite une solution ECM (Enterprise Content Management – Gestion de contenu d’entreprise). Bien plus, d’autres départements de votre organisation ont souhaité investir dans des solutions de partage de fichiers spécialisés, lecteurs réseau et autres solutions de gestion du contenu répondant à leurs besoins spécifiques. Sont ensuite arrivées les technologies telles que SharePoint ainsi que d’autres solutions intégrées à la suite de fusions et/ou acquisitions.

Résultat de cette multiplication, la situation est plus délicate que jamais et les utilisateurs sont incapables de retrouver l’information dont ils ont besoin. Même si l’on tente de contrôler cette masse d’information, la réalité est souvent que l’on ne connaît ni la nature, ni le volume, ni l’emplacement des ressources dont on dispose. La seule certitude est que la maintenance de ces systèmes déconnectés coûte une fortune et expose les organisations à des risques considérables.

Viennent ensuite se greffer d’autres problématiques, liées à la multiplicité de ces systèmes déconnectés. Dans le meilleur des cas, les utilisateurs trouvent l’information avec difficulté. Je vous laisse imaginer le pire. Aucun employé au sein de votre organisation ne peut savoir où se trouvent toutes les informations dont il a besoin au quotidien. Même si c’était le cas, il n’aurait probablement pas de tous les accès nécessaires. Et même en sachant où chercher ET en ayant les accès, impossible de formuler une requête efficace car chaque système s’accompagne de sa propre configuration répondant aux besoins des différents services. Des montagnes de ressources sont donc cachées, inaccessibles, dupliquées et piégées au sein de silos d’information.

Et comme si ça ne suffisait pas, pensez aux efforts nécessaires pour intégrer tous ces systèmes disparates au sein de vos applications métier. Des compétences spécifiques et une connaissance détaillée du produit seront nécessaires pour créer un connecteur qui ne répondra probablement pas entièrement à vos besoins.

Faut-il faire table rase ?

Quelle est donc la solution ? Vous pouvez repartir de zéro, en commençant par remplacer vos systèmes majeurs. Mais cette approche comporte de nombreux risques empirant de fait une situation déjà compliquée et introduisant des changements considérables et d’importantes dépenses. Vous vous exposez également à de nouvelles menaces de sécurité, sans parler des efforts liés à une migration qui peut durer dans certains cas plusieurs années.

Dans un tel contexte, vous seriez en droit de penser qu’il est préférable de ne rien faire. Et pourtant ça serait une erreur. Votre information (données structurées et contenu non structuré) est cruciale pour votre organisation. Sans elle, impossible de prendre des décisions éclairées et efficaces, de répondre aux exigences réglementaires, de proposer une expérience client de qualité, de fidéliser ses clients, d’augmenter sa part de marché. Vous êtes à la merci de tous vos concurrents capables de proposer une meilleure expérience à leurs clients en exploitant l’information dont ils disposent pour prendre des décisions rapides et efficaces.

En d’autres termes, il est nécessaire d’agir. Vous envisagez peut-être d’acquérir une solution similaire à celle dont vous disposez, mais plus moderne. Bien sûr, l’ingénieur commercial de la solution en question vous assurera de répondre à vos problématiques à condition de migrer l’ensemble de votre contenu dans le nouveau système. Et quelques années plus tard, vous vous retrouvez exactement dans la même situation, à vous demander comment vous avez pu en arriver là.

Moderniser intelligemment ses systèmes de gestion de l’information

Une approche plus intelligente consiste à moderniser ses systèmes de gestion de l’information grâce à une plateforme moderne et évolutive permettant de centraliser les systèmes existants.

Le but de cette plateforme est d’offrir un accès uniformisé à l’ensemble des ressources d’une organisation, quel que soit l’endroit où elles sont stockées.

Si vous êtes dans le secteur de la gestion de l’information depuis un certain temps, vous savez que la promesse d’un référentiel de stockage unique capable de répondre à l’ensemble de vos besoins n’est qu’une illusion. La vérité est qu’il est impossible d’arrêter la multiplication des systèmes d’information. Au lieu de refuser cette réalité, pourquoi ne pas l’accepter et l’exploiter ?

La première étape est de choisir une plateforme offrant nativement de nombreux connecteurs vers les principales solutions de gestion d’information actuelles et vers vos autres systèmes existants tout en vous permettant de développer rapidement vos connecteurs personnalisés. Cet accès uniformisé à l’information vous ouvre des années (voire des décennies) de données précieuses qui vous aideront à améliorer les processus de prise de décision et la qualité de l’expérience proposée à vos clients.

Une fois que les utilisateurs, applications métier et clients peuvent accéder à ces informations utiles, vous pouvez passer à la deuxième étape de votre modernisation, la consolidation des systèmes obsolètes et des espaces de stockage redondants. Et puisque vos systèmes sont gérés indépendamment par la plateforme, vous pouvez procéder à votre rythme. Cette approche vous permettra de poursuivre votre activité avec un minimum de perturbations.

Connecter vos systèmes via une plateforme de services de contenu moderne vous permettra d’atteindre un retour sur investissement (ROI) bien plus rapide. La consolidation de ces mêmes systèmes, quant à elle, vous permettra de réduire votre coût total de possession (TCO) et ainsi d’augmenter vos bénéfices.

C’est ce que promettent de nombreux éditeurs. Mais la plupart d’entre eux s’appuient sur des architectures dépassées, conçues à une époque où le marché pensait toujours qu’une solution monolithique était la réponse à tous vos problèmes. Et pour cette raison, chaque changement, même minime, nécessite une quantité considérable de temps, d’argent et de ressources car susceptible d’impacter l’ensemble de la solution.

Une plateforme moderne doit permettre aux organisations de déployer et intégrer rapidement des solutions venant compléter leurs applications métier. À ce sujet, il est primordial d’anticiper l’avenir et de s’appuyer sur une architecture modulaire et conçue pour le Cloud qui vous permettra de remplacer certains éléments en fonction de vos besoins sans occasionner de bouleversements considérables.

Nuxeo propose une plateforme de services de contenu moderne facilitant cette approche en deux temps. Basée sur des technologies ouvertes, elle vous permet d’exploiter votre information métier, quel que soit l’endroit où elle est stockée, afin de développer des solutions qui répondent à vos besoins, aussi bien à court qu’à long terme.

Êtes-vous prêt à découvrir le futur de la gestion de l’information ? Contactez-nous pour une démo et nos experts pourront répondre à toutes vos questions.