Vos employés passent certainement beaucoup de temps dans leur messagerie. Et si vous aviez la possibilité d’ajouter des fonctionnalités de gestion de contenu à votre boîte mail Outlook ? Et si vous pouviez davantage sécuriser vos contenus et vos données ? Et si vos équipes pouvaient profiter des bénéfices d’une puissante plateforme de services de contenu, directement depuis Outlook ? Pour répondre à toutes ces questions, Nuxeo vient de lancer un connecteur vers l’un des outils de gestion de messagerie les plus populaires : Microsoft Outlook. Le connecteur Nuxeo Outlook vous permettra de gagner du temps et aidera vos équipes à se concentrer sur ce qu’elles savent faire de mieux.

Pourquoi un connecteur Nuxeo Outlook ?

La plupart des grandes entreprises font appel à Outlook pour gérer leurs e-mails professionnels. Après avoir échangé avec nos clients, nous avons compris que le fait de basculer constamment de leur application de messagerie à leurs applications de gestion de contenu constituait l’une de leurs principales sources de frustration. En plus de leur faire perdre beaucoup de temps, cette organisation entraîne souvent la perte de leur ressource la plus précieuse : le contenu. Pire encore, les utilisateurs ont souvent tendance à partager des contenus erronés, des informations obsolètes ou d’anciennes versions des fichiers via e-mail.

Les avantages d’intégrer notre référentiel à l’interface Outlook étaient clairs : un accès direct et centralisé à tous vos contenus.

Grâce au connecteur Nuxeo Outlook, les utilisateurs n’ont pas besoin de télécharger les contenus en local pour les utiliser dans Outlook. Il leur suffit d’accéder au répertoire souhaité depuis un panneau latéral dans Outlook afin de glisser-déposer les fichiers souhaités dans les e-mails.

Comment utiliser le connecteur Nuxeo Outlook ?

La plupart des clients vont s’appuyer sur ce connecteur pour archiver les contenus directement depuis leur messagerie Outlook : les e-mails avec les pièces jointes, réunions ou rendez-vous associés (ou même les fichiers stockés dans Windows) peuvent ainsi être enregistrés par simple glisser-déposer vers le répertoire Nuxeo. Mais ce n’est pas tout.

Glisser-déposer du contenu dans vos e-mails ou votre référentiel
Si vous utilisez déjà Nuxeo, vous ne serez pas perdu. La navigation y est similaire à ce que vous connaissez avec le fil d’Ariane de Web UI. Le connecteur vous donne ainsi accès à tous vos répertoires et contenus. Comme avec Web UI, vous pouvez parcourir vos espaces de stockage, modifier des documents existants et uploader de nouveaux contenus. Vous pouvez ainsi déplacer du contenu entre votre référentiel de stockage et vos e-mails : la méthode la plus simple pour sauvegarder ou ajouter des pièces jointes.

Une recherche plus efficace

Bénéficiez d’un puissant moteur de recherche pour vos contenus directement depuis Outlook. Grâce au connecteur Nuxeo Outlook, vous pouvez profiter de nos fonctionnalités de recherche avancée depuis le panel Nuxeo. Vous pouvez parcourir le référentiel Nuxeo ainsi que les autres sources de contenu fédérées et même appliquer des filtres pour cibler votre recherche. Et tout ceci, sans quitter Outlook !

Versionnage et édition simplifiés

Deux clics suffisent pour prévisualiser des documents. Commencez par accéder à votre instance Nuxeo dans votre navigateur à partir du menu contextuel. De là, vous pouvez vérifier que les métadonnées sont bien ajoutées : expéditeur, objet, date d’envoi et destinataire. Et grâce au connecteur Nuxeo Outlook, vous pouvez créer de nouvelles versions de vos documents et les remplacer.

Les clients utilisant Nuxeo Drive, notre outil de synchronisation bureau, ou Office Online via notre intégration WOPI seront ravis de pouvoir modifier leurs fichiers en direct grâce à ce connecteur. Ils pourront modifier les informations des documents, les enregistrer directement dans les référentiels de stockage et y accéder depuis Outlook. Après avoir édité un document, vous pouvez accéder à son historique de versionnage et consulter les versions précédentes.

Démonstration du connecteur Nuxeo Outlook

Pour voir ce nouvel outil en action, regardez cette courte démonstration du connecteur Nuxeo Outlook :




Vous trouverez de plus amples informations sur la configuration du connecteur Nuxeo Outlook dans notre documentation technique.