Même si la plateforme Nuxeo permet de configurer des workflows avancés, de nombreux clients aiment connecter leurs workflows de gestion de contenu à un système externe de gestion de projets pour profiter de fonctionnalités avancées, telles que la gestion des ressources, la gestion financière ou le suivi d’agendas. Cela peut faciliter les transitions de systèmes en permettant aux utilisateurs de continuer à travailler avec les outils qu’ils connaissent tout en bénéficiant des avantages de la plateforme Nuxeo en matière de gestion des ressources et métadonnées.
Ce n’est pas un problème tant que les systèmes de gestion de projets concernés s’appuient sur une API REST. Pour ces situations, nous avons développé trois approches différentes en matière d’intégration basées sur les situations rencontrées par les clients.
Pour illustrer ces approches, voici de véritables exemples d’intégration de la plateforme Nuxeo à un système Workfront existant.
Approche n°1 - Agence de publicité internationale
La plateforme Nuxeo centralise tous les processus de gestion des ressources créatives de l’agence, de la création collaborative des ressources à la gestion des adaptations. C’est l’un des aspects les plus complexes d’une campagne marketing globale.
L’agence se compose de plusieurs entités différentes dédiées à la conception et à la production, s’appuyant toutes sur leurs propres systèmes de gestion de projets, certains étant basés sur Workfront et personnalisés. Les données métiers et le quotidien de chaque sous-agence diffèrent, mais il était devenu nécessaire d’agréger les données pour optimiser la distribution et faciliter la réutilisation des ressources.
Une fois finalisées, les ressources créatives sont agrégées dans Nuxeo, ce qui nécessite d’enrichir et standardiser les données pour uniformiser et simplifier leur utilisation au sein de l’entreprise (même si de nombreux champs restent spécifiques). Les ressources peuvent ensuite être distribuées et publiées via Nuxeo vers les portails clients et autres systèmes d’échange standardisés.
Pour certains workflows, les ressources originales sont créées et ingérées dans la plateforme Nuxeo, spécifiquement conçues pour être réutilisées par les sous-agences, en particulier pour les campagnes de grande ampleur avec des exigences en matière d’adaptation et de localisation. Ainsi, lorsqu’une agence reçoit des missions d’adaptation, elle peut accéder aux contenus originaux, occasionnant un gain de temps considérable et garantissant l’uniformité du message et des visuels.
Approche n°2 - Société de médias
L’un des principaux détenteurs (et distributeurs) de licences au monde avait besoin d’un système de DAM afin de centraliser les ressources créatives destinées à la commercialisation de ses produits. Devant la multiplication des programmes de merchandising et d’octroi de licences, des initiatives retail, des partenariats promotionnels et des expériences à thèmes, il était nécessaire de créer une bibliothèque permettant aux acteurs externes d’accéder aux ressources adaptées. Le but était par exemple d’autoriser un fabricant à accéder uniquement aux ressources numériques associées à un personnage de film, celui-ci étant sous contrat pour produire des jouets à l’effigie de ce personnage.
Un tiers peut ainsi demander des ressources destinées à la création de nouveaux produits. Après validation, un nouveau projet est créé pour capturer ces ressources numériques. Lorsque l’équipe créative a terminé, les ressources finalisées sont associées à la demande originale et enrichies à l’aide de données spécifiques à l’entreprise et d’informations relatives aux licences.
Les “bibliothécaires DAM” prennent alors en charge ces ressources numériques et les publient pour qu’elles soient distribuées aux ayant-droits externes. Ceux-ci peuvent alors chercher et télécharger toutes les ressources qu’ils sont habilités à voir.
Les projets sont définis dans la plateforme Nuxeo, qui est également le point de départ des projets Workfront. Le travail créatif est géré dans Workfront (l’ingestion des ressources vers les projets Workfront peut passer par Nuxeo, via les portails des agences, ou directement dans Workfront), héritant automatiquement des données définies lors de la création du projet dans Nuxeo. Cela supprime la phase d’enrichissement manuel lors de l’import des ressources dans Nuxeo et diminue les délais de commercialisation. Lorsque les tâches créatives sont terminées, la mise à jour se fait automatiquement dans Nuxeo (changement du cycle de vie, etc.).
Approche n°3 - Organisation non gouvernementale
Tout comme l’agence de publicité évoquée ci-dessus, cette ONG dispose de bureaux dans le monde entier. Mais dans ce cas précis, le siège crée la majorité des ressources créatives, qui sont ensuite partagées avec les équipes à distance. Et parfois, l’équipe au siège souhaite exploiter des ressources créées par les équipes des différents bureaux.
Alors que le siège s’appuie sur Workfront pour sa gestion de projets, les autres équipes font appel à la plateforme Nuxeo pour accéder aux ressources (même lorsqu’un projet est en cours). La gestion des traductions et de la réutilisation des ressources est également un point essentiel.
Dans cet exemple, l’intégration n’est pas à sens unique. Le contenu n’est pas envoyé vers l’extérieur, mais repose sur des liens bidirectionnels qui facilitent l’échange de données, le suivi et le contrôle.
