Nuxeo a interrogé les dirigeants de plusieurs entreprises du secteur financier sur leur priorités. La plupart d’entre eux ont évoqué en premier lieu la difficulté de trouver rapidement et efficacement l’information.

Selon les leaders du secteur financier, l’information est stockée dans une multitude de systèmes déconnectés les uns des autres, ce qui complique lourdement la tâche des utilisateurs lorsqu’ils ont besoin de récupérer rapidement l’information nécessaire à leur travail. Cependant, que faire quand les solutions mises en place pour éviter les silos d’information génèrent plus de problème qu’elles n’en résolvent.

Il est temps de trouver une alternative aux approches trop radicales de type « jeter et remplacer ».

Rip & Replace

Pendant des décennies, personne ne s’est vraiment posé la question. L’information était stockée dans des systèmes isolés et fragmentés où il était quasiment impossible pour les utilisateurs de trouver les bonnes ressources quand ils en avaient besoin. En résultait un impact négatif sur les ventes, les cycles de développement, l’expérience client et le moral général des équipes.

Puis une nouvelle vague d’entreprises, dites disruptives, ont commencé à utiliser l’information différemment. Au lieu de se positionner de façon habituelle sur le marché, ces start-ups innovantes ont amené de nouvelles façons de penser, moins coûteuses, moins complexes et plus agiles que celles des acteurs traditionnels (un peu comme notre plateforme de services de contenu moderne vs l’approche des solutions ECM traditionnelles). Ces start-ups d’hier sont devenus les géants d’aujourd’hui et ont conservé leur longueur d’avance.

Dans ce nouveau paysage marqué par l’innovation et la rapidité, les entreprises doivent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et ne peuvent plus se permettre de perdre du temps à chercher l’information. Et lorsque les leaders d’un marché commencent à sentir le vent tourner, ils sont tentés de bouleverser également leurs propres systèmes : repartir de zéro pour rassembler toute l’information non connectée dans un seul répertoire centralisé.

Approche radicale = coûts élevés

Les silos d’information peuvent engendrer de nombreux problèmes ainsi que des coûts directs et indirects. Mais les projets informatiques partant de zéro impliquent bien souvent des coûts de déploiement encore plus élevés qui ne se justifient pas toujours.

Démanteler ces silos peut s’avérer interminable : les espaces de stockage sont trop nombreux, et les ressources nécessaires pour y parvenir constituent souvent un frein. Nos clients nous ont avoué que leurs précédentes tentatives avaient généralement duré deux ou trois fois plus longtemps que prévu, notamment en raison de la difficulté à rassembler l’information et à la migrer vers un système centralisé.

Approche radicale = faibles taux d’adoption

Après avoir dépensé une quantité de temps et d’argent considérable sur ces projets leur promettant un accès fiable et sécurisé à l’information, les entreprises sont souvent déçues lorsqu’elles constatent les faibles taux d’adoption de leurs systèmes.

Certains services peuvent en effet rejeter ce système centralisé incapables de répondre à leurs besoins spécifiques. Les solutions alternatives qu’ils utilisent peuvent alors devenir des « silos fantômes », qui viennent souligner plus encore les limites de cette approche monolithique de la gestion de contenu. En fin de compte, la recherche et la récupération de l’information peuvent être tout aussi difficiles qu’avant. Une situation frustrante, tant pour les dirigeants que pour les utilisateurs.

Pourquoi l’approche « repartir de zéro » ne fonctionne pas ?

Ce que de nombreuses entreprises oublient souvent lorsqu’elles décident de « repartir de zéro », c’est que les équipes ont des préférences et des besoins différents en matière d’applications et de workflows. Ceux-ci peuvent s’avérer parfois inefficaces, mais les utilisateurs les préfèrent parce qu’ils sont simples et faciles à utiliser.

Repartir de zéro avec de nouveaux systèmes peut radicalement modifier le quotidien des employés, leur façon de travailler et leur répartition du temps. Bien souvent, ces changements ne sont pas bien accueillis et les utilisateurs n’ont pas envie qu’on les force à passer à un nouveau système (alors que, dans certains cas, ils commencent tout juste à maîtriser le précédent).

Des équipes heureuses et productives se retrouvent freinées par des détails techniques et finissent par se tourner vers des solutions de contournement (« Shadow IT ») plus flexibles que les systèmes qu’elles doivent utiliser.

Les alternatives à une approche radicale

Les entreprises sont conscientes des coûts élevés et des faibles taux d’adoption de ces projets. Alors pourquoi s’obstinent-elles ?

Souvent, parce que les décideurs sont convaincus qu’un système centralisé de gestion de l’information est la seule alternative au statu quo.

Des plateformes modernes de services de contenu peuvent pourtant permettre à vos équipes de ne pas subir les limites d’un système de stockage centralisé. Une plateforme moderne comme celle de Nuxeo permet de connecter l’information stockée dans des systèmes décentralisés tout en laissant les équipes travailler avec les applications qu’elles préfèrent.

S’il est important que l’information soit visible et accessible dans toute l’organisation, la modernisation ne doit pas se faire au détriment des processus qui fonctionnent, au risque de se mettre à dos les équipes les plus réticentes au changement.

Une approche équilibrée semble aujourd’hui plus adaptée, en optant pour une solution capable de s’adapter à vos modes de stockage et d’utilisation de l’information, tout en étant suffisamment flexible et innovante pour être compatible avec les technologies de demain.

Vous n’avez pas nécessairement besoin de bouleverser votre gestion de l’information pour rivaliser avec vos concurrents les plus disruptifs. N’hésitez pas à lire cette brochure pour savoir comment Nuxeo peut vous aider à moderniser vos systèmes — et contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier votre démo personnalisée de notre solution.