Les entreprises souhaitant investir dans les technologies de l’information sont souvent motivées par une envie d’optimiser leurs processus opérationnels. Les solutions métiers classiques gèrent des ensembles de données multimédia et s’appuient sur celles-ci pour y parvenir. On peut par exemple citer les systèmes ERP (enterprise resource planning) et CRM (customer relationship management), qui gèrent et exploitent les données métiers afin d’offrir une plus grande visibilité sur les processus et la logistique d’un côté et sur les clients et prospects de l’autre.

Malheureusement, ces solutions ne répondent pas à tous les besoins métiers des entreprises. Trop souvent, les informations ne sont pas stockées dans un espace centralisé, mais piégées dans des documents échangés entre les employés, les différents partenaires et, parfois, les clients. Il peut s’agir des contrats et dossiers fiscaux accompagnant une demande de prêt ou des formulaires, devis et évaluations des dommages associés à un sinistre. On peut également citer tous les documents qu’un nouvel employé doit signer et/ou envoyer lors de son arrivée. Et ce ne sont que quelques exemples parmi tant d’autres dans tous les secteurs d’activité. Les documents jouent un rôle essentiel dans les processus métiers et ils contiennent les informations cruciales qui ne sont pas directement disponibles dans les systèmes (finance, RH, gestion des sinistres, etc.) qui en ont besoin.

Les entreprises ont donc investi dans des logiciels ECM (enterprise content management) permettant de gérer tous leurs contenus grâce à des processus métiers personnalisés. Les systèmes ECM répondaient à un besoin essentiel pour les entreprises, et beaucoup d’entre elles ont pu en bénéficier et les déployer dans les différents départements.

Même si beaucoup ont obtenu les résultats escomptés, d’autres entreprises ont été confrontées à des déploiements compliqués ou à une incapacité des logiciels choisis à évoluer avec leurs besoins. Et malgré d’importants investissements et des technologies innovantes, intégrer un logiciel ECM à d’autres systèmes métiers est souvent impossible.

Le passage de la gestion de contenu aux services de contenu a apporté un peu d’optimisme aux entreprises : bien plus qu’un simple changement de nom, les plateformes de services de contenu (CSP) offrent une valeur ajoutée que les plateformes ECM ne peuvent pas proposer.

Nous avons récemment publié un livre blanc s’intéressant aux avantages des CSP et aux moyens de répondre aux défis rencontrés par les logiciels ECM traditionnels. Nous y passons en revue les principaux avantages de ces plateformes et leur capacité à créer et déployer des applications de gestion de contenu plus rapidement et plus efficacement que les plateformes ECM.

Les limites des plateformes ECM traditionnelles

L’ECM a fait son apparition il y a environ 20 ans, avec de nombreuses promesses qui n’ont pourtant pas été tenues. Et même lorsque les solutions ECM ont réussi à répondre aux défis rencontrés par les entreprises, elles se sont révélées incapables d’évoluer pour répondre aux nouvelles exigences métiers. Voici les principales sources de frustration évoquées par les utisateurs d’ECM :

  • Coût total de possession (TCO) élevé : Acheter et déployer un système ECM coûte cher, et les entreprises s’interrogent de plus en plus sur leur pertinence au vu des coûts de maintenance élevés et du manque d’innovation et de support de ces systèmes. Calculez votre TCO grâce à notre outil dédié
  • Incapacité à répondre aux défis métiers : À cause de cycles de développement trop longs ou d’attentes irréalistes menant à d’importants compromis ou à des déploiements difficiles, même les meilleures solutions ne sont pas parvenues à répondre aux attentes des clients.
  • Adoption limitée : Pour que les applications de gestion de contenu soient utiles, il faut que les utilisateurs s’en servent. Malheureusement, trop de logiciels ECM ont oublié de tenir compte des exigences des utilisateurs, ce qui a donné lieu à des processus contre-intuitifs et frustrants.
  • Silos d’information : Puisque l’ECM répond aux besoins métiers de départements isolés, les entreprises finissent par acquérir un ensemble disparate d’applications reposant sur des plateformes, des technologies et des interfaces différentes incapables de communiquer entre elles. Il en résulte une multiplication de sources d’information déconnectées qui rendent quasi impossible la localisation des documents recherchés.

L’intérêt des services de contenu

Mais avant de voir les services de contenu comme une solution miracle, voici quatre critères fondamentaux qui peuvent considérablement impacter la valeur d’une solution :

Quelle stratégie adopter en matière de services de contenu

Pour en apprendre davantage sur ces différents critères et découvrir comment les plateformes de services de contenu peuvent vous aider, téléchargez le nouveau livre blanc de Nuxeo : Stimuler l’innovation grâce à une utilisation efficace des services de contenu.