Le futur du Digital Asset Management

Suite aux nombreuses demandes, je reposte, en la résumant, la présentation que j’ai donnée lors de l’événement Henry Stewart DAM NY. Voici les slides, un enregistrement de ma présentation et un résumé écrit. J’espère que tout cela vous sera utile !

Pour découvrir le futur, il faut commencer par comprendre le passé

Le postulat de base du DAM, qui n’a d’ailleurs pas changé depuis de nombreuses années, était que vous pouviez exploiter la valeur inhérente à vos ressources en disposant d’un endroit pour les rassembler. Un endroit où tout le monde peut les trouver, les transformer et les distribuer.

Les fournisseurs de solutions de DAM avançaient quatre avantages principaux à ce stockage unifié :

1. Contrôle des ressources pour que les utilisateurs accèdent uniquement au contenu adéquat.
2. Consolidation et simplification de votre processus créatif.
3. Réduction des coûts en facilitant la recherche et la réutilisation de vos ressources.
4. Amélioration de la collaboration au sein de l’organisation.

Mais la réalité du DAM n’a pas vraiment tenu ses promesses. Elle ressemble plutôt à l’image ci-dessous qui présente une vue d’ensemble du DAM chez un des leaders mondiaux de l’agroalimentaire.

Pour beaucoup d’organisations, le monde du DAM reste bien trop complexe. Les ressources sont disséminées un peu partout, les multiples systèmes sont interconnectés et impossibles à différencier, les coûts sont énormes et le changement quasi impossible.

Que s’est-il passé ?

La plupart des systèmes de DAM d’entreprise présents sur le marché aujourd’hui ont été conçus il y a 10 ou 20 ans et répondaient bien aux problèmes de l’époque. Mais beaucoup de choses ont changé. Il y a notamment 3 principales évolutions :

1. Les canaux numériques, formats, codecs et résolutions que les organisations doivent supporter ont connu une croissance exponentielle (et continuent à augmenter).
2. Le DAM n’est plus seulement une question de marketing. Le nouveau terrain de jeu est l’expérience client et il s’agit d’un sport d’équipe auquel de nombreux services doivent prendre part : créatif, marketing, commerce, finance, logistique et support.
3. Le nombre d’outils technologiques liés au marketing a explosé. Chief Martec a publié la semaine dernière son rapport 2017 marketing technology landscape qui montre que le nombre de fournisseurs de technologies liées au marketing a été multiplié par plus de 30 depuis 2011, passant de 150 à plus de 4 800 !

Toutes les entreprises doivent répondre à ces changements, mais les fournisseurs de DAM n’ont pas gardé le rythme, vous laissant ainsi des choix assez limités.

D’un côté, les anciens systèmes ne peuvent pas répondre aux besoins d’aujourd’hui. Ils :

• offrent des processus de recherche fastidieux.
• compliquent l’ajout de sources de contenu ou de points de distribution.
• impliquent des implémentations et des mises à jour lentes et coûteuses.
• ne sont pas conçus pour profiter des avantages du Cloud.

Certaines sociétés ont développé des offres SaaS de qualité qui répondent aux besoins de services bien spécifiques. Mais elles sont incapables de répondre aux besoins des plus grandes organisations qui doivent gérer la complexité et les besoins de différentes unités fonctionnelles.

Le futur du DAM passe par de nouvelles options, moins restrictives que les anciennes solutions et les offres SaaS trop spécifiques.

Le futur du DAM

Nous pensons que le DAM du futur doit répondre aux six principes suivants :

1. Il offre des fonctionnalités complètes permettant de couvrir l’intégralité du cycle de vie du contenu. Il met l’accent sur la sécurité et l’analytique et est capable de gérer n’importe quelle ressource depuis n’importe quelle source et vers n’importe quelle destination.
2. Il peut gérer toutes vos ressources, quel que soit leur emplacement.
3. Il est né dans le Cloud, se connecte facilement à d’autres services Cloud et est hautement évolutif.
4. Il dispose de workflows natifs puissants et de fonctions d’automatisation faciles à utiliser.
5. Il peut être entièrement configuré, ce qui vous permet de créer facilement l’expérience que vous souhaitez sans vous retrouver bloqué à cause de personnalisations coûteuses qui ne peuvent pas évoluer.
6. Il est API-first et se connecte facilement aux autres systèmes.

Pour être considéré complet, un système de DAM d’entreprise doit inclure les éléments suivants :

• Capacité à gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu, de la réception à la distribution en passant par la catégorisation, la recherche et la modification.
• Des bases solides avec une gestion des permissions et une sécurité de niveau militaire, des fonctions d’analytique, un support multilingue pour les métadonnées et l’UI et enfin la possibilité de travailler directement dans les applications natives.
• Un modèle de consommation flexible : PaaS, SaaS, sur site ou un modèle hybride.
• Un support pour tout gérer
• Tous les types de ressources : cela concerne bien sûr les fichiers multimédia riches, mais également les PDF, les modèles 3D, le code logiciel et toutes les autres ressources dont vous pourriez avoir besoin.
• Toutes les sources : services créatifs, agences, communications d’entreprise, archives, designs d’emballage, etc.
• Tous les canaux : applications mobiles, sites marketing de marque, de produit ou de contenu, systèmes commerciaux et CRM, e-commerce, systèmes d’automatisation et de gestion des campagnes marketing, workflows de publications imprimées, publicités, TV, packaging et intranets.

Le système de DAM du futur doit vous donner la visibilité sur toutes vos ressources en se connectant à toutes les sources de contenu de votre organisation sans perturber les éléments déjà en place. Tous les services peuvent donc continuer à fonctionner comme ils l’ont toujours fait, avec les systèmes, outils et intégrations habituels ET bénéficier d’un accès aux ressources de toute l’organisation.

Il dispose d’une recherche ultra rapide qui vous permet de ratisser large puis de vous diriger rapidement sur ce dont vous avez vraiment besoin sans devoir attendre 5 ou 10 secondes pour obtenir des résultats. Et il est protégé par une sécurité et une gestion des permissions qui fait en sorte que les bonnes personnes ont accès aux bonnes ressources au bon moment.

Ensuite, le système de DAM du futur est né et parfaitement intégré dans le Cloud, ce qui permet à votre organisation de bénéficier de deux avantages. Tout d’abord, vous pouvez intégrer et profiter des dernières innovations du Cloud pour booster votre activité et réduire vos coûts. Par exemple, si vous étiquetez tout votre contenu manuellement, vous êtes limité par vos ressources. Avec l’étiquetage automatique basé sur une intelligence artificielle, votre contenu est facilement étiqueté avec des mots clés qui peuvent extraire le texte, les émotions, les monuments, les logos, etc.

Ensuite, vous pouvez ajuster votre infrastructure comme vous le souhaitez et de manière efficace. De nombreux systèmes commencent à peiner si vous avez plus de quelques millions de ressources, des modèles de métadonnées complexes, des besoins élevés en matière de débit pour soutenir des applications mobiles ou des sites, ou si vous avez besoin d’une grande puissance de calcul, par exemple pour transcoder des vidéos.

En dehors de la seule faculté à vous adapter, il est indispensable pour votre budget de pouvoir choisir les éléments à ajuster. Par exemple, si vous gérez un workflow portant sur une vidéo 4K, vous avez besoin d’une grande puissance de calcul, mais de capacités de stockage réduites car vos ressources ne restent pas longtemps dans le système de DAM. Si vous avez d’énormes archives, mais assez peu de modifications à effectuer sur celles-ci, le stockage sera votre priorité.

De nombreux systèmes de DAM d’entreprise proposent déjà la gestion des workflows et l’automatisation. Dans ce cas, comment se fait-il que, pour beaucoup d’entre nous, la gestion des ressources numériques soit aussi manuelle et se fasse via e-mail ou message instantané ? Pourquoi autant d’équipes ont-elles l’impression de devoir fournir des efforts surhumains pour conserver un semblant de logique dans leurs systèmes ?

Le fait est que les outils de gestion de workflows qui existent aujourd’hui ne sont pas natifs ou sont mal intégrés aux systèmes de DAM, ils sont compliqués à utiliser et ils ont souvent besoin d’être personnalisés, ce qui rend leur évolution quasi impossible. Et quand vous arrivez enfin à avoir un système opérationnel, celui-ci est déjà dépassé. Le DAM du futur permet de créer simplement des workflows qui simplifient et accélèrent toutes les étapes de la gestion de votre contenu.

Même les solutions de DAM les plus complètes et avancées ne répondront qu’à 80 % de vos besoins. Vous pouvez dépenser des milliers, voire des millions, pour des personnalisations qui auront beaucoup de mal à s’adapter à l’évolution de votre organisation. Nous trouvons ça inacceptable. Selon nous, vous devriez pouvoir configurer un système de DAM puissant en seulement quelques jours sans avoir besoin de le coder. Et vous devriez pouvoir l’ajuster pour qu’il réponde aux besoins de votre activité qui ne cessent d’évoluer.

Un système de DAM efficace devrait vous permettre de commencer avec une configuration standard, ne nécessitant que votre modèle de données et vos permissions pour être opérationnel.

Au fil du temps, vous pouvez si vous le souhaitez ajuster les workflows par défaut et/ou ajouter des scripts d’automatisation et d’étiquetage automatique pour améliorer le cycle de vie de votre contenu.

Lorsque vous êtes prêt à vous développer, vous pouvez ajouter des sources de contenu et des points de distribution, comme des portails de marque, et simplement ajuster le modèle de données pour que tout fonctionne.

Vos workflows devront fatalement changer pour s’adapter à l’évolution de votre activité. Votre système de DAM doit donc vous permettre de modifier les workflows et se connecter en toute simplicité aux autres systèmes d’entreprise.

Le DAM du futur est suffisamment agile pour qu’aucune de vos décisions initiales (sur le modèle de données, l’infrastructure, les types d’utilisateurs) ne soit un problème par la suite, pour que vous puissiez adopter une approche flexible et rester opérationnel tout en vous ajustant aux changements.

Avec l’explosion du MarTech dont j’ai parlé précédemment et la vitesse à laquelle les technologies évoluent, vous devez opter pour des systèmes qui sont ouverts dès le début.

Ne vous laissez pas séduire par des intégrations trop spécifiques comme ce moteur commercial ou ce système de WCM qui paraissent bien utiles. Même si elles sont importantes, ce ne sont pas les seuls systèmes importants que vous devez connecter à votre DAM. Et essayez de penser aux autres systèmes que vous devrez intégrer l’année prochaine et les suivantes. Comment intégrer un système qui n’existe même pas encore ?

Le futur du DAM au cœur d’un écosystème technologique de gestion de contenu nécessite une approche API-first pour que vous puissiez associer tous les services qu’il propose à n’importe quel autre système, de la gestion de données et de documents aux workflows, la recherche, les contrôles d’accès et la distribution. Si l’UI est basée sur cette API, vous saurez que tout a été pensé pour être efficace dès le départ.

Et ce qui est presque aussi important que la technologie, c’est d’avoir une culture d’ouverture qui permet aux fournisseurs, aux clients, aux intégrateurs et aux consultants de définir conjointement le futur. Des éditeurs qui sont complètement transparents sur leur roadmap, leur code source et leur documentation avec tout le monde : clients, partenaires et grand public.

Nous sommes convaincus que le système de DAM du futur existe déjà, et que nous l’avons créé à Nuxeo. Le Nuxeo Marketing DAM Accelerator vous permet de bénéficier de tous les avantages du système de DAM du futur dans votre organisation :

1. Une application prête à l’emploi facile à utiliser pour les utilisateurs des services marketing et commercial afin de garantir une adoption du logiciel de DAM immédiate et un time to value ultra rapide.
2. Une plateforme professionnelle moderne et modulaire disposant d’une architecture microservices complète et offrant une flexibilité sans limites pour un déploiement rapide et innover en continu.
3. Un modèle de données universel pour gérer toutes vos ressources, quel que soit leur emplacement, pour que vous puissiez les trouver et les réutiliser sans devoir les transférer sur une nouvelle plateforme.