Votre organisation prend très au sérieux les questions de gouvernance et de conformité. Vous faites preuve d'une très grande implication en matière de stockage et d'archivage de vos ressources numériques. Vous avez implémenté des politiques, des procédures et des calendriers de conservation pour tous vos types de contenu. Vous avez assuré une coordination sans faille entre les commerciaux, les juristes et le service informatique afin que tout soit parfait. Vous êtes certain(e) d'avoir respecté les exigences réglementaires et d'avoir adopté de bonnes pratiques de conservation de vos données. Puis, un jour, bien des années plus tard, on vous demande de présenter ces ressources devant un tribunal. C'est à ce moment que vous réalisez que le contenu numérique que vous avez eu tant de mal à préserver ne peut pas être généré, imprimé ou affiché dans sa qualité originale. Et dans le pire des cas, il n'est plus utilisable du tout. Mais que s'est-il passé ?

L'une des tâches les plus fréquemment oubliées lors de la planification du déploiement d'une plateforme de gestion de contenu est celle qui consiste à déterminer la durabilité des formats numériques que vous choisissez pour stocker et archiver vos données. Pour moi, un format durable est « un format d'archivage sur le long terme validé par l'ensemble des services (commercial, juridique et informatique) et qui répond aux exigences de l'organisation en matière de conformité et de réglementation sur l'ensemble de la période de conservation du contenu. » En d'autres termes, comment s'assurer que les technologies de demain supporteront toujours les formats numériques que nous utilisons aujourd'hui ? Malheureusement, il n'existe pas de solution miracle. Aujourd'hui, les formats de fichiers sont légion, et leur viabilité à long terme reste floue. Baser sa stratégie sur les mauvais formats pourrait s'avérer risqué pour votre organisation si ces formats venaient à devenir inutilisables.

La question des formats durables n'est pas nouvelle, et au fil des années, de nombreuses stratégies d'adaptation ont été proposées, par exemple conserver des ordinateurs avec des copies des logiciels et des systèmes d'exploitation utilisés lors de la création du contenu ou conserver ces machines dans des sites séparés, juste au cas où. D'autres personnes ont suggéré de réécrire périodiquement le contenu, mais cette solution amène avec elle son lot de problèmes nouveaux. Certains sont même allés jusqu'à proposer de revenir à une version papier de leurs archives à long terme. Aucune de ces propositions n'est vraiment favorable au fonctionnement d'une organisation qui s'appuie sur l'innovation technologique pour évoluer.

Mais alors, d'où vient ce problème ? La durabilité d'un format numérique peut être mise en péril par de nombreux facteurs différents. En voici quelques-uns :

  • Le fournisseur du logiciel qui génère un format peut avoir évolué et développé d'autres fonctionnalités tout en décidant de limiter la rétrocompatibilité.
  • L'éditeur du logiciel utilisé pour créer un format propriétaire peut avoir fait faillite.
  • L'industrie supportant le format peut avoir choisi d'aller dans une autre direction.

Déterminer des formats durables est une activité fréquemment oubliée lors de la planification du déploiement d'une solution de stockage ou d'archivage numérique. Tous les efforts vont vers le choix du conteneur le plus adapté, sans réfléchir, ou très peu, à ce qu'on va mettre dedans. Même s'il n'y a aucune garantie, voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour minimiser le risque de vous retrouver sur le long terme avec des formats numériques inutilisables :

Réfléchissez avant de commencer. – Ne négligez pas les analyses de risques. Prenez en compte vos exigences en matière de stockage, mais également les moteurs de votre activité qui pourraient vous obliger à conserver le contenu sur une longue période. Et pour combien de temps ? (par exemple, les données dont la conservation a été ordonnée à des fins juridiques)

Questionnez régulièrement vos décisions. – Une décision qui est bonne aujourd'hui ne le sera peut-être plus demain. Tous les 5 ou tous les 10 ans, réunissez-vous avec les autres décideurs et procédez à une nouvelle analyse des risques.

Évitez les formats propriétaires si possible. – Optez de préférence pour les formats non propriétaires s'appuyant sur des normes ouvertes.

Le format est-il établi et très répandu ? - Déterminez si l'usage d'un format est généralisé, et le nombre d'outils différents qui sont impliqués dans l'utilisation de ce format. Plus un format est utilisé, et plus il sera viable sur le long terme.

Des composants tiers entrent-ils en jeu ? – Les formats peuvent parfois s'appuyer sur des brevets appartenant à des tiers, ce qui peut devenir problématique sur le long terme.

Rétrocompatibilité. – Le fournisseur vous a-t-il prouvé que les versions précédentes de ce format sont compatibles avec la version actuelle du logiciel ?

En conclusion, toutes les organisations ne se retrouvent pas confrontées à des problématiques de viabilité de leur stockage numérique sur le long terme. Mais pour celles qui voient un risque potentiel, il est important d'anticiper ce risque dès le départ. Traiter le problème avant qu'il n'apparaisse vraiment est bien plus simple et moins coûteux que de devoir le faire lorsque vous avez plusieurs centaines de millions d'objets dans votre référentiel.

Commencez par une analyse des risques. Assurez-vous d'avoir l'approbation des différents services (commercial, juridique et informatique). Rapprochez vos cas d'utilisation à vos formats numériques et identifiez votre exposition. Déterminez ensuite votre propension à accepter ce risque, et votre capacité à le gérer.

Des vérifications préalables seront forcément bénéfiques pour votre organisation sur le long terme.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à lire notre livre blanc : "Understanding the Need for Durable Formats."

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