En 2017, Michael Woodbridge de Gartner prédisait « la mort de l’ECM ». Depuis, nous avons beaucoup parlé de la fin de l’ECM et de la naissance des plateformes de services de contenu.

TechTarget définit les plateformes de services de contenu de la façon suivante :

Une plateforme de services de contenu est un logiciel Cloud SaaS qui permet aux utilisateurs de créer, partager, collaborer et stocker des contenus textuels, audios et vidéos. Le concept de plateforme de services de contenu, ou CSP, (à ne pas confondre avec les fournisseurs de solutions Cloud) est relativement nouveau et s’impose progressivement comme le successeur de la GED (Gestion électronique de documents, ou Enterprise Content Management - ECM - en anglais).

Chez Nuxeo, nous sommes convaincus que ces plateformes facilitent la connexion des silos de contenus et amélioreront l’accès aux informations métiers essentielles. La gestion de l’information est essentielle pour de nombreuses entreprises, et il est crucial d’évaluer vos systèmes pour savoir si l’heure est venue de passer à une plateforme de services de contenu.

Plateformes de services de contenu (CSP) ou gestion électronique de documents (GED)

À première vue, les plateformes de services de contenu peuvent ressembler aux systèmes ECM du passé, aux logiciels de GED. Mais elles s’en démarquent sur trois aspects essentiels :

  1. Une CSP gère de manière native et efficace les données et contenus rééllement utilisés aujourd’hui - vidéo, audio, réseaux sociaux, etc. Contrairement aux logiciels de GED qui focalisent uniquement sur les documents.
  2. Une CSP agrège toutes les sources d’information. Les solutions ECM furent créées pour être autonomes et vendues comme « un espace de stockage unique pour l’ensemble de vos contenus. » Mais la réalité fut tout autre, les sources de contenus et les systèmes qui permettaient de les gérer se multiplièrent au sein des entreprises.
  3. Une CSP peut être personnalisée. Les utilisateurs peuvent donc stocker, consulter, éditer et interagir avec les données et le contenu comme ils le souhaitent. Ils peuvent continuer à travailler comme ils l’entendent.

Découvrez dans ce résumé en anglais les différences entre les plateformes de services de contenu et les produits de GED.

Quand doit-on passer à plateforme de services de contenu ?

L’objectif des plateformes de services de contenu est de vous donner les clés pour construire vos propres systèmes. Il peut s’agir de solutions sur mesure, pensées pour répondre à des cas d’utilisation spécifiques, ou d’applications personnalisées, développées par vos fournisseurs ou vos partenaires, afin de répondre à des besoins professionnels horizontaux ou verticaux. Les micro-services permettent aux utilisateurs de développer rapidement des applications spécifiques dont ils ont besoins. Plutôt que de s’appuyer sur une approche monolithique essayant de répondre aux besoins de tous les utilisateurs, les développeurs peuvent appeler des services modulaires pour gérer des fonctions précises.

Les technologies de GED existantes sur le marché ne sont pas adaptées aux besoins actuels des entreprises, mais il n’est pas nécessaire de repartir de zéro. Une plateforme de services de contenu permet de s’appuyer sur les systèmes de gestion de l’information existants en les intégrant, en associant leurs métadonnées et en fédérant les contenus stockés. La crise du COVID-19 a prouvé que la numérisation des processus métiers était indispensable à la survie des entreprises. Cependant, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des processus manuels et complexes. Aujourd’hui, il est plus efficace de faire appel à une plateforme pour agréger les silos d’information et distribuer ces contenus aux utilisateurs via une interface personnalisée.

Apprenez-en plus sur les services de contenu et la transformation digitale dans ce blog.

Mais quelles sont les caractéristiques essentielles d’une plateforme de services de contenu moderne et efficace ? Voici notre réponse :

  • Montée en charge
  • Flexibilité
  • Low-code
  • Connectivité
  • Cloud-Native
  • IA spécifique

Caractéristiques principales d’une plateforme de services de contenu

1. Montée en charge

De nos jours, le volume d’informations auquel nous sommes confrontés croît de façon exponentielle.

Une plateforme de services de contenu doit être capable de gérer ces informations. Les entreprises modernes doivent potentiellement gérer des milliards de ressources différentes, stockées dans plusieurs référentiels et systèmes. Et ce n’est pas une option, car même les plus petites structures disposent de plusieurs systèmes de stockage. Une fois ces systèmes agrégés, la quantité d’information à gérer devient considérable et une plateforme de services de contenu évolutive est indispensable pour y parvenir.

2. Flexibilité

Une organisation moderne ne s’appuie pas uniquement sur des documents Word et des PDFs.

L’impressionnante diversification des formats implique désormais de gérer les images mais aussi les fichiers audio, vidéo et 3D… L’intégration de ces types de fichiers dans les processus traditionnels progresse et il devient essentiel de les gérer nativement à partir de la plateforme.

3. Low-Code

Tout le monde se rappelle probablement l’époque où les applications proposaient une interface unique à tous les utilisateurs.

Mais cette période est pratiquement révolue, même pour les systèmes d’entreprise complexes. Une des caractéristiques essentielles d’une plateforme moderne est de permettre aux utilisateurs de créer des applications de contenu personnalisées en seulement quelques semaines. Elle doit proposer un environnement de type drag-and-drop pour le développement d’interfaces personnalisées offrant aux utilisateurs un accès intuitif et rapide aux processus et aux ressources dont ils ont besoin.

4. Connectivité

C’est sans doute la caractéristique la plus importante, car sans connecter les différentes sources d’information, il devient impossible de centraliser les ressources disponibles dans une même interface ou de créer des applications s’appuyant sur ces ressources. Et l’utilisation d’un seul système permet de réaliser des économies d’échelle.

En résumé, une plateforme de services de contenu doit connecter les différents systèmes de gestion de contenu présents, y compris les applications métier, les autres solutions d’ECM ou les systèmes de partage de fichiers sur site ou dans le Cloud.

Dans le cas contraire, elle ne fait que rajouter un silo d’information supplémentaire.

5. Cloud-Native

Le Cloud est omniprésent à notre époque. C’est un fait.

Pendant longtemps, certaines entreprises étaient réticentes à l’idée de passer au Cloud, et c’est toujours le cas dans certains secteurs. Du coup, la plupart ne disposent pas de la puissance et de la flexibilité nécessaires en interne.

Mais les logiciels de gestion de contenu Cloud-native exploitent pleinement les avantages technologiques proposés (stockage, bases de données, élasticité, tarification dynamique, services web) et ils le font nativement, sans nécessiter de changement des infrastructures.

6. Intelligence artificielle spécifique

Des assistants personnels comme Siri et Alexa, aux voitures autonomes dans un futur proche, l’intelligence artificielle (IA) occupe une place toujours plus importante dans nos vies. L’ère de l’IA a bel et bien commencé. Et les technologies d’IA dans la gestion de contenu permettent d’automatiser les tâches de classification, de reconnaissance et de prédiction, tout en obtenant des résultats plus probants que les opérateurs humains.

Une plateforme de services de contenu performante doit exploiter au maximum le potentiel de l’intelligence artificielle et du machine learning grâce au Cloud afin d’optimiser les processus manuels, gagner en productivité et permettre aux experts de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez en détail comment ces 6 caractéristiques contribuent à la réussite des entreprises en téléchargeant le rapport Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms.

Vous pouvez également lire les avis sur notre plateforme sur Gartner Peer Insights.