Quelle solution de Digital Asset Management choisir ? Logiciel ou système ?

• Vos ressources multimédia sont-elles stockées dans divers systèmes déconnectés ?
• Souhaitez-vous avoir la possibilité de réutiliser ces ressources ?
• Vos ressources mélangent-elles différents types de fichiers, images, fichiers 3D, vidéos, documents, etc. ?
• Souhaitez-vous enrichir ces ressources avec des informations supplémentaires ?
• Dans votre entreprise, les ressources multimédia sont-elles créées et gérées par différents groupes d’utilisateurs ?

Si la réponse à ces questions est positive, alors vous avez besoin d’un logiciel de DAM (Gestion des Ressources Numériques - Digital Asset Management). Un bon système de DAM vous permet de réaliser des économies en facilitant la recherche des ressources, en réduisant les tâches redondantes et en accroissant la valeur des ressources existantes.

Dans notre monde digital, il y a une demande exponentielle vis-à-vis du contenu, en particulier les ressources multimédia telles que les images et les vidéos. Ces ressources ne sont plus seulement réservées aux services marketing et leur utilisation s’étend à l’ensemble de l’entreprise, aussi bien en interne qu’en externe, par exemple avec la mise en place d’une expérience client plus riche et plus personnalisée.

Une solution de DAM permet de stocker, partager et organiser votre bibliothèque de ressources numériques de façon centralisée afin d’augmenter la valeur de ces ressources.

Tout système de DAM devrait inclure les fonctionnalités de base suivantes :

• Création
• Indexation
• Workflow
• Contrôle des versions
• Contrôle des accès

Mais quelles sont les différences entre un logiciel et un système de DAM, et lequel choisir ?

Le DAM en tant que logiciel

Un logiciel est défini de la façon suivante : un ensemble d’instructions ou de programmes envoyant des instructions à un ordinateur afin de réaliser des tâches spécifiques. Il s’agit en fait d’un terme générique permettant de décrire les programmes informatiques. Nous avons tendance à voir les solutions logicielles comme des applications répondant à un besoin fonctionnel donné, par ex. un moyen de créer des documents, de réaliser des calculs ou de mettre au point des présentations. Il en va de même pour les logiciels de DAM qui sont conçus pour s’acquitter des fonctions basiques relatives au stockage des ressources multimédia évoquées ci-dessus. Envisagée comme une application logicielle distincte, un logiciel de DAM est généralement conçue pour répondre à un besoin fonctionnel spécifique, par exemple la gestion des ressources ou images marketing d’un site Internet intégrée à un système de gestion des contenus Web (CMS).

Les applications logicielles peuvent également être considérées comme des solutions prêtes à l’emploi, faciles d’utilisation, mais peu flexibles. Elles sont conçues pour les cas d’utilisation les plus courants et ne proposent que les fonctionnalités intégrées par les éditeurs lors de leur livraison, ce qui vous oblige généralement à adapter vos processus en conséquence.

Le DAM en tant que système

Un système est défini de la façon suivante : un ensemble de composants fonctionnant de concert en tant que parties d’un mécanisme ou d’un réseau interconnecté. Appliqué au DAM, cela implique qu’en plus des fonctionnalités de base proposées par un logiciel, cette solution est intégrée dans un système plus vaste qui interagit avec d’autres applications. Cela permet par exemple d’aller automatiquement chercher les ressources multimédia lorsque c’est nécessaire ou d’extraire des informations d’autres applications afin d’enrichir ces mêmes ressources.

Certains systèmes de DAM se présentent en tant que plateformes : une base s’appuyant sur un même framework et permettant de développer différents produits, applications ou approches. En retour, les plateformes facilitent l’intégration de nombreux processus et applications à l’échelle de l’entreprise. Bien plus qu’une solution technique, cette approche concerne toutes les facettes d’une activité.

Une plateforme de DAM telle que celle proposée par Nuxeo répond parfaitement aux besoins des entreprises devant gérer des ressources complexes et des workflows avancés concernant plusieurs équipes. Elle permet notamment d’associer au contenu disponible les données extraites des différents systèmes tout au long du cycle de vie opérationnel.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de lire le rapport de 2019 ou bien cet article de Theresa Regli.