Il nous est souvent demandé d’expliquer ce qu’est le Digital Asset Management ou gestion de ressources numériques. Mais lorsque nous commençons à évoquer les concepts de contenu multimédia, métadonnées et d’accélération du cycle de vie du contenu pour accroître la productivité marketing et les revenus e-commerce, les regards se perdent devant cette avalanche de jargon spécialisé et de mots à la mode.

Je veux vous parler aujourd’hui de l’un des principaux bénéfices du DAM, c’est-à-dire sa capacité à améliorer et simplifier la recherche d’information , en prenant l’exemple de deux leaders de la grande distribution : Widget et Gizmo. De taille similaire, ces deux entreprises font face aux mêmes niveaux de complexité organisationnelle.

Comment une solution de DAM améliore la recherche de contenu ?

Revenons à Widget et Gizmo. Ces deux entreprises se composent de personnes, d’équipes et de business unit, gérant toutes du contenu et ayant pour objectif de travailler de manière efficace et rapide. Malheureusement, malgré les efforts de chacun, les ressources numériques (vidéos et images) se retrouvent éparpillées au sein de l’entreprise : au sein des solutions marketing, des ordinateurs personnels et, bien souvent même, au sein de systèmes de stockage Cloud non validés par le DSI. Dans ces conditions, il devient difficile, voire impossible, de retrouver les bonnes ressources (et la dernière version disponible).

Prenons l’exemple d’un commercial qui a besoin de la dernière version d’une vidéo pour y apporter quelques modifications et la présenter à un prospect.

Entreprise n°1, Widget : une situation complexe

Adam, le commercial, contacte Brenda, une graphiste du marketing, pour lui demander la dernière version de cette vidéo.

Brenda parcourt les fichiers au sein de son réseau local, sans succès. « Ce n’est peut-être pas nous qui le détenons », lui répond-elle. « Nous externalisons certaines tâches à une agence de création lorsque nous sommes surchargés en interne. »

Brenda lui propose de contacter le chef de projets de l’agence, Cameron, pour trouver le fichier. Mais la demande risque de prendre quelques jours et l’agence va facturer le temps passé à la recherche.

Cameron cherche la vidéo et trouve une version créée il y a deux ans. Il la transmet à Brenda, qui télécharge le fichier sur son réseau local et l’ouvre. Cependant, Brenda est persuadée qu’il existe une version plus récente et demande à Cameron s’il peut vérifier. Pas de chance, il ne trouve pas d’autre version.

Un jour s’écoule et Brenda se souvient que la vidéo a pu être modifiée par un membre de l’équipe en charge de l’image de la marque. Elle envoie un e-mail à l’équipe et, après quelques jours, elle a finalement accès à la dernière version de la vidéo.

Brenda télécharge le fichier et l’envoie à Deborah, la monteuse vidéo, qui réalise les modifications demandées par Adam. Deborah télécharge la vidéo sur le réseau de l’équipe et envoie le fichier à Adam par e-mail.

Au total, presque deux semaines se sont écoulées entre la demande initiale d’Adam et le moment où il reçoit le fichier. Il avoue à Deborah avoir utilisé une version plus ou moins récente retrouvée sur YouTube pour la présenter au client. Il promet cependant d’utiliser la version modifiée la prochaine fois.

Un mois plus tard, alors qu’elle cherche un autre fichier, Brenda se rend compte que son équipe disposait pendant tout ce temps de la vidéo en question. Seul problème, celle-ci était mal nommée et il était donc impossible de la trouver.

Le résultat ? Une occasion manquée !

Entreprise n° 2, Gizmo : Digital Asset Management : quels avantages ?

Arthur cherche une vidéo de démonstration personnalisée d’un nouveau produit. Il accède à dam.gizmo.com, clique sur « vidéo » et saisit le terme de recherche « démo » avant de filtrer les résultats par produit. Dans le laps de temps nécessaire à l’ouverture d’un simple répertoire, il obtient les résultats les plus pertinents.

Après quelques instants à parcourir les résultats de recherche, Arthur remarque que trois équipes différentes ont créé leur propre version du fichier : une agence externe et deux équipes internes. Il les trie par date afin de trouver la plus récente. Il obtient un résultat récent (son système de DAM ayant déjà supprimé automatiquement les doublons) et un autre résultat avec l’ancien logo de l’entreprise.

Via la solution de DAM, Arthur envoie une demande à l’équipe créative et affectée à Diana, la monteuse vidéo. Diana reçoit la demande et le fichier en même temps. Elle ouvre directement le fichier dans le système de DAM et le sauvegarde (sans avoir à le télécharger et à l’ouvrir).

Ses changements sont automatiquement enregistrés dans une nouvelle version « enfant » de l’ancien fichier « parent ». De cette façon, l’équipe créative peut facilement voir les différentes versions du fichier lors que celui-ci est utilisé ou mis à jour. Les autres informations ajoutées par Diana (comme la nouvelle version du logo) sont associées à la vidéo pour que, lors du prochain changement de logo, il soit plus facile d’identifier les fichiers devant être mis à jour.

Le fichier est immédiatement disponible à la recherche et le système prévient Arthur qu’il peut y accéder. Il récupère la vidéo à temps pour sa réunion et sait où la trouver pour la prochaine fois.

Ce qu’il faut retenir

Comme le montre l’exemple de Gizmo, disposer d’une solution de DAM efficace (et capable de se connecter aux systèmes et référentiels existants) permet d’accroître la productivité des organisations et des employés cherchant fréquemment du contenu réutilisable.

Chez Nuxeo, notre solution de DAM offre :

  • Une recherche intuitive et rapide
  • Une visibilité unifiée pour de meilleurs résultats
  • Un étiquetage automatique des nouvelles versions
  • La réduction des coûts liés aux recherches réalisées par les agences externes
  • Un tri simplifié des résultats de recherche
  • La dédoublonnement automatique des ressources

Découvrez trois autres exemples concrets sur les principaux bénéfices du DAM : processus de création, alimentation des systèmes d’e-commerce et gestion de la personnalisation.

Ils sont disponibles ici, n’hésitez pas à y jeter un œil !