La gestion électronique de documents (GED) est née au cours des années 1980. Mais concrètement, qu’est-ce que c’est ? Alors que les concepts d’Enterprise Content Management (ECM), Case Management, Knowledge Management et Plateformes de services de contenu (CSP) sont partout, quelle est aujourd’hui la place de la GED ?
Dans cet article, nous allons tenter de définir la gestion électronique de documents, en présenter les caractéristiques et les avantages principaux, faire un point sur la situation actuelle du secteur et revenir sur son évolution vers le concept de services de contenu.
Comment fonctionnent les solutions de GED ?
Un système de gestion électronique de documents (GED) permet de gérer des documents électroniques et des versions numérisées de documents papier. Leur utilisation se résume souvent aux trois verbes suivants : numériser, stocker, récupérer.
- Numériser : Le fait de scanner des documents papier et de les convertir en images (fichiers TIFF ou images PDF) ou en documents (PDF la plupart du temps).
- Stocker : Le fait de conserver ces documents dans un espace dédié et de les classer de manière sécurisée, facilitant les activités d’audit et de conservation.
- Retrouver : Une interface simple permettant de parcourir les documents et de les retrouver.
De nombreuses entreprises ont profité de ces systèmes de GED :
- Pour remplacer leurs armoires de rangement.
- Pour traiter leur courrier de façon digitale.
- Pour améliorer la sécurité et la gouvernance de leurs processus de gestion des informations papier.
- Pour améliorer le partage de fichiers et la collaboration.
- Et bien plus.
Quelles sont les caractéristiques d’un système de GED ?
Un système classique de gestion documentaire propose des fonctionnalités de numérisation, stockage et récupération des documents, mais pas seulement.
- Création et intégration de contenus : Créer des documents au sein du système ou intégrer des images et documents provenant de scanners, e-mails, fax, etc.
- Classification de documents : Catégoriser les documents en fonction de métadonnées définies par les utilisateurs.
- Recherche de documents : Trouver des documents stockés dans le système. La plupart des systèmes de GED proposent différents modes de recherche (navigation par fichier, recherche plein-texte et recherche par métadonnées).
- Affichage de documents : Permettre aux utilisateurs de parcourir le contenu d’un document. La plupart des solutions de GED proposent des visionneuses intégrées pour les fichiers les plus courants (PDF ou documents Microsoft Office).
- Verrouillage de documents pour édition : Permettre l’édition simultanée d’un document pour éviter les conflits.
- Édition de documents : En complément du verrouillage de documents, la majorité des systèmes de gestion électronique de documents permettent de modifier directement certains documents pour faciliter le travail des utilisateurs.
- Contrôle des versions : Assurer la visibilité des modifications réalisées sur chaque version d’un document et permettre de comparer plusieurs versions entre elles.
- Partage de documents : Autoriser le partage de documents avec d’autres utilisateurs, internes au système ou externes.
- Fonctionnalité de rollback : La possibilité de revenir à une version précédente d’un document en cas d’erreur ou de publication prématurée.
- Sécurité et audit : Proposer des contrôles d’accès complets et une analyse détaillée de toutes les actions relatives aux documents, aux utilisateurs et au système.
- Workflows documentaires : De nombreux systèmes de gestion électronique de documents permettent d’automatiser les workflows centrés sur des documents.
Comment exploiter le potentiel de la GED ?
De nombreux utilisateurs peuvent profiter des solutions de gestion documentaire, et pour plusieurs raisons :
- Augmentation de la productivité grâce à une recherche plus efficace de l’information.
- Coûts de déploiement et de possession inférieurs pour un ROI plus rapide.
- Meilleures pratiques de contrôle de l’information, réduction des risques de failles de sécurité et gestion simplifiée de la conformité et de l’audit.
- Gains de productivité et d’agilité à l’échelle de l’entreprise.
- Tirer pleinement parti des documents électroniques existants.
La GED est-elle suffisante ?
Depuis de nombreuses années, la gestion électronique de documents délivre de bons résultats dans divers domaines. Mais les fonctionnalités des solutions de GED s’intègrent désormais dans un ensemble plus large : les services de contenu.
Une plateforme de services de contenu moderne (CSP) propose toutes les fonctionnalités d’un système de GED, et y ajoute de nombreuses fonctionnalités et bénéfices. De la classification automatique du contenu grâce à l’intelligence artificielle (IA) à l’automatisation des workflows en passant par des fonctionnalités d’analytique avancées, les plateformes de services de contenu reprennent les bases de la GED et y associent la puissance du Cloud et du mobile. D’un ensemble d’outils dépassés et inefficaces, la GED est devenue quelque chose de bien plus puissant : les services de contenu.