La gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management - ECM) est née au début des années 2000. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Gestion documentaire (DM), Case Management, Knowledge Management ou encore plateforme de services de contenu : alors que les concepts se multiplient, quelle est la place de l’ECM aujourd’hui ?

Tentons de définir la gestion de contenu d’entreprise. Quels sont ses caractéristiques ? Ses avantages ? Point sur le marché et retour sur la transition de l’ECM vers la notion de services de contenu.

Comment définir l’ECM ?

La gestion de contenu d’entreprise vise à optimiser le cycle de vie de l’information dans son intégralité, d’automatiser les workflows et d’assurer la gouvernance du contenu. L’ECM se résume généralement aux six actions suivantes :

Capture d’information

À l’époque de la gestion documentaire (Document Management - DM), les documents scannés représentaient la majorité du contenu stocké. Ce n’est plus le cas avec les systèmes ECM, le contenu provenant de sources multiples : documents papiers, e-mails, fax, documents électroniques (fichiers Word ou Excel par ex.), mais également formats spécifiques (images médicales ou fichiers de conception assistée par ordinateur).

Gestion documentaire

Un système ECM s’appuie sur des fonctionnalités de gestion documentaire classiques (versions, audit) pour proposer un ensemble d’outils et de contrôles facilitant la gestion de différents types de fichiers.

Accès utilisateurs

Les systèmes de gestion documentaire imposaient de passer par leur propre interface utilisateur pour accéder aux documents. L’ECM propose une approche différente en permettant à de nombreux utilisateurs d’accéder au contenu depuis des appareils et des systèmes multiples. Ainsi, l’ECM offre un accès sécurisé aux contenus sur Desktop, web et mobile et s’intègre également à des systèmes externes tels que MS Office et Outlook.

Stockage des données

Les solutions et espaces où sont stockés les contenus d’entreprise se sont largement multipliés ces dernières années. Du stockage de données dans différents espaces (disque local, disque réseau, Cloud, etc.) à l’archivage du contenu sur le long terme, toutes ces actions doivent être réalisées de manière efficace et invisible pour les utilisateurs.

Automatisation des processus

L’automatisation des processus s’appuyant sur des workflows est essentielle dans tous les systèmes ECM. Créer plus de valeur tout en réduisant les interactions humaines, identifier les ralentissements ou profiter simplement de la puissance de calcul disponible : tous ces éléments proposent un retour sur investissement (ROI) quantifiable et doivent être pris en compte lors de l’acquisition d’une solution.

Analyse des données

Une facette souvent oubliée de l’ECM est l’analyse des données. Les fonctionnalités de reporting avancées sont au cœur du système et permettent aux utilisateurs d’identifier les comportements frauduleux, de détecter les doublons, d’identifier du contenu à supprimer et bien plus.

ECM File Sharing

Les entreprises s’appuient sur ces systèmes de différentes façons :
• Services classiques de stockage et de partage de fichiers
• Conformité de l’information, gouvernance et gestion des archives
• Gestion et optimisation des processus métiers
• Mise en place du travail mobile et à distance
• Stockage du contenu pour les applications externes

Découvrez la définition de l’ECM selon l’AIIM.

L’ECM : Quelles applications ?

Au sein d’une entreprise, une solution d’ECM est bénéfique à différents niveaux. Un système ECM peut faire une différence dans différents domaines.
Augmentation de la productivité - Une solution ECM permet de simplifier et accélérer la recherche d’information, pour des utilisateurs plus productifs.
Coûts de déploiement et de possession inférieurs pour un ROI plus rapide.
• Meilleur contrôle de l’information, réduction des risques de failles de sécurité et gestion simplifiée de la conformité et de l’audit.
• Gains de productivité et d’agilité à l’échelle de l’entreprise.
Extraction de valeur plus efficace à partir des documents électroniques.

L’ECM est-il suffisant ?

Depuis de nombreuses années, la gestion de contenu électronique délivre de bons résultats. Mais les fonctionnalités des solutions ECM s’intègrent désormais dans un ensemble plus large : les services de contenu.

Une plateforme de services de contenu (CSP) moderne propose toutes les fonctionnalités d’un système ECM, et y ajoute de nombreuses fonctionnalités et bénéfices.

De la classification automatique du contenu grâce à l’intelligence artificielle (AI) à l’automatisation des workflows en passant par des fonctionnalités d’analytique avancée, les plateformes de services de contenu reprennent les bases de l’ECM et y associent la puissance du Cloud et du mobile. La gestion documentaire et l’ECM ont évolué pour devenir les services de contenu.

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