Workflow Management

La notion de « workflow » (également appelée « gestion des workflows » ou « workflow management ») prend de plus en plus d’importance. Mais combien d’entre nous savent vraiment ce que c’est, en particulier en gestion de l’information ?

L’un des défis avec les termes techniques, c’est qu’ils peuvent être utilisés pour décrire des situations très variées. Ainsi, ce qui peut être vrai dans un cas ne l’est pas dans l’autre. Bien plus, des termes reliés peuvent exister, brouillant encore les frontières : Business Process Management (BPM - Gestion des processus métiers), optimisation des processus, automatisation des processus ou encore gestion des tâches. Voici donc une définition des workflows simple et issue de retours terrain.

Initiation aux workflows

Un workflow est souvent défini comme la coordination de tâches permettant d’optimiser le travail au sein d’une organisation. Cette définition peut également désigner un processus, d’où la confusion évoquée précédemment.

Prenons l’exemple d’une demande de congés. L’employé pose une demande de congés. Cette demande nécessite la réponse positive ou négative de son manager. Elle peut également inclure des retours et commentaires.

Bien sûr, c’est une situation très simple, et la plupart des processus sont bien plus complexes. Les outils de gestion des workflows permettent aux organisations de cartographier ces processus, de les améliorer et d’identifier les problèmes éventuels afin d’optimiser la gestion des ressources et la planification.

Workflow et gestion de l’information

En gestion de l’information, les workflows (et leur gestion) désignent l’acte de digitaliser un ensemble de tâches, généralement manuelles, dans le but de les automatiser. On retrouve parmi les exemples les plus courants la gestion et le traitement des factures entrantes, l’accueil des nouveaux employés ou la gestion des contrats.

Afin d’automatiser, il est nécessaire de disposer :

  • D’un éditeur graphique permettant à l’utilisateur de visualiser et gérer ses processus.
    Workflow Designer
  • Des outils et tableaux de bord de reporting fournissant des détails sur l’état d’avancement des workflows et signalant les éventuels problèmes.
  • Des alertes informant les utilisateurs lorsqu’une action de leur part est nécessaire.
    what is workflow
  • Des points d’accès pour le contenu et les données. C’est-à-dire la possibilité pour les utilisateurs d’ajouter ou de retirer des documents ou données à un workflow durant le processus.
  • Différents niveaux de permissions. Selon le rôle de chaque utilisateur les permissions pourront varier (valider, effectuer une demande, etc.).

Quel est l’intérêt des workflows

Les entreprises s’appuient sur des processus pour mener à bien leurs projets, et elles comptent sur le bon déroulement de ces processus pour les terminer dans les temps, sans surcoût et de la façon la plus simple possible. La gestion des workflows permet à une entreprise de mieux cartographier, gérer et optimiser ses processus internes.

Voici les cinq principaux bénéfices d’un workflow pour les entreprises.

Un gain de temps et d’argent

L’un des principaux avantages des workflows automatisés est qu’ils permettent de gagner du temps. Les tâches manuelles les plus répétitives étant automatisées, les employés sont en position d’en accepter d’autres, plus créatives, devenant ainsi plus productifs. Et en gagnant du temps, vous gagnez forcément de l’argent.

Moins d’erreurs

On dit que l’erreur est humaine et cette affirmation s’applique d’autant plus aux tâches répétitives. L’automatisation des workflows permet donc de diminuer le nombre d’erreurs. Les applications automatisées ne font pas d’erreurs, c’est un fait.

Des informations plus utiles

Le reporting basé sur des données graphiques est un avantage non négligeable des workflows automatisés. Au travers de ces rapports détaillés, les entreprises peuvent identifier les ralentissements, créer des rapports de performance et assurer le bon fonctionnement de plusieurs workflows en parallèle.

Une gestion efficace des tâches

L’optimisation des processus et des outils de reporting permet de gagner en visibilité, aussi bien entre les processus qu’entre les différents services. Tableaux de bord, alertes et rappels sont autant d’aides qui permettent aux utilisateurs de connaître rapidement l’état, les points de blocage et les possibilités d’amélioration d’un processus.

Il est temps de passer aux workflows !

98 % des organisations sont actuellement dans la phase de numérisation des processus, qui est l’un des éléments clés de la transformation digitale. Pourtant présente depuis de nombreuses années, la gestion des workflows continue d’améliorer l’efficacité et le rendement des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Alors, êtes-vous prêt à passer aux workflows ?