Le Centre Hospitalier Laborit, basé à Poitiers, est un établissement public en psychiatrie et santé mentale employant environ 1500 agents regroupant personnel soignant, médecins et personnel administratif.

En dehors de ses systèmes d’information métier (SIRH, Dossier patients, gestion administrative des patients), le CH Laborit souhaitait dématérialiser au maximum l’ensemble de ses processus documentaires et structurer aux mieux ses données non structurées.

Avec des projets documentaires aux spécificités diverses, le CH Laborit a choisi Nuxeo notamment pour Nuxeo Studio, son outil de développement low-code facilitant la création d’applications de contenus.

Rendre les processus plus efficients

Le CH Laborit disposait de processus basés sur des contenus papiers ou de simples fichiers bureautiques et souhaitait rendre efficient le travail de chacun. Une réflexion est alors lancée sur la manière de travailler au quotidien afin d’optimiser, gagner en productivité, en qualité et en traçabilité.

La direction du système d’information et de la communication décide alors de mettre en place une GED (gestion électronique de documents) afin de les dématérialiser.

Les processus s’étalent sur l’ensemble des départements du centre hospitalier (RH, administratif, etc.) avec deux objectifs :

  • La mise à disposition de l’information
  • L’échange collaboratif

Répondre aux besoins métiers grâce au développement rapide d’applications

Un premier projet est lancé sur la mise à disposition de l’information institutionnelle (notes de service, protocoles, notes d’information, etc.) au sein de l’entreprise. Puis un second : la gestion des conventions. Pour ce projet qui implique des dates d’échéance, un système de notification est mis en place, de même qu’une gestion automatique des statuts des conventions.

L’avantage de Nuxeo studio, c’est la possibilité de déployer une application facilement grâce à son interface visuelle, même lorsque le développement n’est pas notre coeur de métier. Cela me permet de lancer de nouveaux projets très rapidement.
Julie Lecomte, Chef de Projet Dématique au sein du CH Laborit

Grâce à l’outil low-code Nuxeo studio, les déploiements projets ont pu être accélérés et ce ne sont pas moins de 8 projets de gestion de contenu qui sont lancés en 2019 (dont 5 mis en production). Les usages sont divers et variés : dématérialisation des autorisations de sortie et de séjour thérapeutiques via des workflows, gestion des demandes d’absences pour le personnel médical, suivi des marchés publics, gestion du planning des gardes, etc.

“Nous utilisons Nuxeo comme une plateforme nous permettant de développer des applications de contenu au fur et à mesure, et ce de manière très rapide grâce à Nuxeo Studio” précise Julie Lecomte.

Une adoption utilisateur facilitée grâce à une interface intuitive et commune aux applications

L’approche plateforme consistant à développer des applications au fur et à mesure et répondant aux divers besoins métiers permet aux utilisateurs de naviguer sur une interface unique. Ce qui facilite grandement la prise en main et l’adoption des nouveaux processus.

“Le gros avantage c’est que, que ce soit pour les conventions, les fiches de garde, ou autres, les agents restent sur l’interface Nuxeo ce qui facilite l’accompagnement au changement et l’adoption par les agents” explique Julie Lecomte.

Les retours utilisateurs sur les différentes applications mises en oeuvre sont très positifs sur la solution. Ils gagnent en efficacité, réactivité et en simplicité ce qui permet d’améliorer la motivation des équipes.

Pour continuer sur la voie de la dématérialisation et de l’optimisation des processus, le Centre Hospitalier Laborit ambitionne de nombreux autres projets de gestion de contenu sur l’année à venir. L’ouverture aux projets de gestion des ressources numériques (DAM) est également en étude.