CollectionSpace est une application Open Source de gestion des collections qui répond aux besoins des musées, des sociétés historiques et des organisations gérant des collections. Le projet est mené par le Museum of the Moving Image (musée du cinéma) et par l'Université de Californie de Berkeley, en particulier la section Research and Content Technologies du département Information Services and Technology. Ces partenaires fondateurs du projet ont choisi d'utiliser Nuxeo Platform comme socle de leur framework de gestion des collections.

Le contexte

En 2007, une étude réalisée par l'Institute for Museum and Library Services et le groupe Heritage Preservation, appelée le Heritage Health Index, a montré que presque un tiers des sociétés historiques, un quart des musées et ving pour cent des dépôts archéologiques ne possédaient aucun archivage de leurs catalogues. De plus, la moitié des institutions de gestion de collections des Etats-Unis ne proposaient aucune de leur collection en ligne.

Fondé en décembre 2007 par la Fondation Andrew W. Mellon, CollectionSpace est un projet international et pluri-disciplinaire, sur lequel collaborent le département IST de Berkeley, mais également des développeurs du Centre for Applied Research in Educational Technologies de l'Université de Cambridge et du projet Fluid de l'école d'art et de design OCAD University.

Parmi les partenaires de mise en oeuvre, du projet, on peut citer trois musées du campus de Berkeley : le Musée d'Anthropologie Phoebe A. Hearst, les herbiers University and Jepson Herbaria, et le History of Art Visual Resources Collection. Mais on compte aussi le Museum of the Moving Image, le Statens Museum for Kunst (Musée national d'art du Danemark), le Walker Art Center et l'initiative de collection numérique "Art in Public Places" du département des affaires culturelles du comté de Miami-Dade.

Le principal objectif du projet CollectionSpace est de proposer aux professionnels des musées une application web de gestion des collections configurable qu'ils peuvent adapter à leur contexte spécifique pour un coût raisonnable. Le projet est actuellement en phase de consolidation de son socle pour offrir à sa communauté d'utilisateurs un support à long terme.

« Sur le campus, nous voulons que les conservateurs, les enseignants, les chercheurs et les étudiants puissent se concentrer sur leur coeur d'activité (la recherche, l'enseignement, la publication, l'assistance au public) et non qu'ils passent du temps à se battre avec un système qui n'est pas adapté à leurs besoins », indique Patrick Schmitz, de l'Université de Californie de Berkeley et principal architecte de CollectionSpace.

La solution

L'application CollectionSpace est composée d'un ensemble de modules et de services qui permet de stocker de façon flexible les informations sur les collections. On peut ensuite exploiter ces informations pour développer efficacement des ressources et des interfaces utilisateurs d'interprétation des œuvres, qui peuvent aller des catalogues papier aux applications mobiles de guidage dans les galeries. Ce système de gestion des collections riche est destiné aux musées spécialisés dans des domaines précis, de l'histoire de l'art à la zoologie, et conçu pour qu'ils puissent le modifier, le personnaliser et l'adapter à leur besoins.

Logiciel

Conçu comme un framework pouvant servir de socle à plusieurs applications, CollectionSpace propose un ensemble de fonctionnalités adaptées à la gestion des collections sur lesquelles on peut développer des applications spécialisées dans un domaine précis. En effet, chaque domaine a des besoins spécifiques en matière de métadonnées, de workflow et d'interface graphique.

Plateforme de gestion de contenu open source et extensible, Nuxeo Platform est tout à fait adaptée à ce paradigme. Extrêmement flexible en termes de configuration du référentiel documentaire et des domaines, Nuxeo Platform rend la définition d'une architecture multi-tenant simple, ce qui est une partie essentielle du fonctionnement de CollectionSpace.

« Certaines solutions commerciales payantes ne proposent pas les fonctionnalités que nous utilisons dans Nuxeo, en particulier les modèles de métadonnées riches. Si vous souhaitez juste stocker des documents en utilisant Dublin Core, vous pouvez utiliser n'importe quelle solution. Mais pour des fonctionnalités plus riches, vous avez besoin de schémas complexes », déclare Patrick Schmitz.

Résultats

CollectionSpace est actuellement utilisé par six organisations pilotes représentant différents domaines : l'anthropologie, la botanique, les ressources visuelles, les beaux-arts, l'art contemporain, l'art du spectacle et les antiquités.

Ces utilisateurs pilotes sont encouragés à développer des modèles propres à leur domaine puis à les intégrer à CollectionSpace sous forme de contribution pour que d'autres puissent les utiliser à leur tour. Par exemple, les herbiers University and Jepson Herbaria du campus de l'Université de Californie de Berkeley songent à modéliser leur collections de spécimens de plantes. La botanique est un domaine dans lequel l'identification taxonomique est particulièrement complexe et demande donc une description riche. Une fois le modèle de description défini, il peut être partagé avec les autres départements de botanique qui utiliseront CollectionSpace.

Le groupe University and Jepson Herbaria a également participé à des portails fédérés pour la recherche botanique en Californie et à travers les Etats-Unis. Ils prévoient d'utiliser CollectionSpace comme socle pour stocker les résultats de leurs recherches collaboratives.

Toujours plus d'innovation

Des besoins de gestion des actifs numériques et d'autres types de gestion de contenu ont déjà été exprimés. Nuxeo DAM pourrait donc à l'avenir être intégré à CollectionSpace. D'ici la fin de l'année, des outils supportant l'hébergement d'environnements SaaS multi-tenant devraient être mis en place. Ceci permettra de proposer des processus de sauvegarde et de restauration des instances individuels, leur clonage, etc. L'objectif est de rendre leur administration simple et peu coûteuse afin de pouvoir gérer une croissance rapide.

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  • Services d'archivage et de conservation
  • Solution multi-tenant personnalisée
  • 25 contributeurs externes ; 4 à 10 utilisateurs par musée

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