L'École Centrale Paris forme depuis sa création en 1829 des ingénieurs généralistes de haut niveau, c'est‐à‐dire des dirigeants d'entreprises, des cadres supérieurs, des managers ou des experts de la culture technique. L'ECP est une des plus anciennes et des plus prestigieuse écoles d'ingénieurs françaises.
L'ECP a développé un intranet social pour la collaboration entre étudiants, professeurs, chercheurs et intervenants externes, basé sur Nuxeo Platform avec les modules Document Management et Social Collaboration.

Le contexte

Les étudiants dʼECP travaillent sur une dizaine de projets par an et lʼécole avait besoin dʼune plateforme qui permettent non seulement de gérer les contenus, mais également de prendre en compte les relations et les interactions entre les étudiants, les professeurs, les chercheurs, les anciens élèves et les entreprises.
En 2010, LʼÉcole Centrale Paris (ECP) a décidé de lancer un projet de mise en place dʼun Extranet Centralien personnalisé. Les trois axes principaux de ce portail ont été définis ainsi : « Fédérateur, Communautaire, Collaboratif. »
Une étude des besoins menée auprès des différentes populations de lʼécole (enseignants, étudiants, chercheurs, personnels, anciens élèves, partenaires industriels) a permis dʼidentifier deux attentes majeures : le partage de documents et la mise en place d'espaces collaboratifs.
Lʼobjectif principal de la mise en place d'un outil de gestion documentaire (type ECM) à l'école est donc dʼapporter à ses différentes populations une solution en terme de partage de documents et d'espaces collaboratifs de travail. Dans le cadre de projets transverses, faisant intervenir des élèves, des établissements, des chercheurs et des entreprises, la plateforme offrira un espace de partage, de travail et de communication pour valoriser les projets innovants sur lesquels lʼécole intervient.
Dans le cadre du fonctionnement de lʼécole, la plateforme apporte à ses différentes structures des outils pour faciliter, accélérer et améliorer les différents processus internes.

La solution

L'ECP a étudié plusieurs solutions "prêtes-à- lʼemploi" du marché sans en trouver qui répondent à ses besoins : toutes les technologies envisagées nécessitaient lʼintégration complémentaire de briques fonctionnelles. Le choix de lʼECP sʼest alors porté sur Nuxeo pour les raisons suivantes :

  • la modularité et lʼextensibilité de la plateforme, qui permettent de faire évoluer simplement la solution dans l'avenir.
  • une plateforme open source, accessible à tous, sans surcoût par utilisateur. Ce qui est essentiel pour lʼECP : le nombre dʼutilisateurs du portail est appelé à croître mécaniquement ; une simulation sur trois ans a montré que Nuxeo offre la meilleure maîtrise des coûts.
  • La possibilité de collaboration avec les équipes de Nuxeo pour concevoir une solution qui réponde entièrement aux besoins de lʼECP.

Etape 1 : Prototype

Le projet a été dévelopé en plusieurs étapes. Un premier travail, réalisé en collaboration avec le centre de documentation, la direction des études, la direction de la recherche et des représentants des élèves, a permis de mettre en place Nuxeo dans sa version DM 5.3.1, dans une première version adaptée à l'ECP.
Ce premier pilote, validant lʼintégration au système dʼinformation, proposait principalement des fonctionnalités traditionnelles de gestion documentaire.

Etape 2 : Portail Social

Lʼétape 2 devait alors vraiment apporter les fonctionnalités qui répondront aux objectifs du projet: faciliter le travail et la collaboration de tous les utilisateurs au sein dʼun portail social doté dʼune interface simple et intuitive.
Après avoir répondu à un des axes majeurs du projet avec la mise en place d'espaces de travail collaboratifs, il a fallu répondre aux problématiques de fédération et de gestion de communautés.
Nuxeo Platform a ainsi évolué pour se doter dʼune sur-couche permettant de gérer des profils utilisateurs et de communautés, des relations, des activités, des applications partagées (type gadget), l'authentification du portail social (au travers du SSO) et l'autorisation des contenus applicatifs (gadgets).

Résultats

La collaboration entre lʼECP et Nuxeo a donné la possibilité à Mustapha Alouani, Ingénieur de recherche et responsable du service Études et Développements de lʼÉcole Centrale Paris de mettre en place le portail social de lʼécole dans le respect du budget et du planning initialement arrêtés. Lʼextensibilité de Nuxeo Platform a facilité lʼintégration des innovations nécessaires et sa capacité à concevoir rapidement des prototypes ont permis dʼintégrer les retours des utilisateurs très tôt dans le projet.
Nuxeo propose désormais lʼensemble des fonctionnalités sociales qui ont été conçues avec lʼECP au sein dʼun module complémentaire de la plateforme, baptisé "Social Collaboration".
Cette extension vient répondre à une problématique de collaboration non seulement au sein des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, mais plus globalement au sein de toute organisation ou entreprise. L'architecture mise en place par Nuxeo permet non seulement une personnalisation de ces espaces selon les besoins de chaque utilisateur ou de chaque communauté, mais également des perspectives d'évolution technique rapide et à coût maîtrisé.

Toujours plus d'innovation

Fort du succès des étapes 1 et 2, lʼECP ne souhaite pas s'arrêter là, et a dʼores et déjà des travaux en cours pour la suite. Dès le premier semestre 2012, un groupe d'élèves étudiera les gadgets des communautés et proposera des projets de développement de gadgets spécifiques à lʼenvironnement de lʼECP.
Ceci n'est donc que la première brique d'une construction complexe à inventer avec les utilisateurs.

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  • Nuxeo Platform avec le module Social Collaboration
  • Plus de 5 000 utilisateurs

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