Le contexte

Lorsque Julien Alexandre est arrivé sur le projet, il n'y avait plus d'outils de gestion documentaire. Le précédent système de partage de documents open source avait crashé quelques mois auparavant. Sa complexité avait rebuté les utilisateurs et ceux-ci étaient donc repartis de zéro, utilisant un simple répertoire réseau partagé. Il fallait rapidement mettre en place une nouvelle solution.
Ce répertoire partagé a laissé la place à AIR, logiciel de gestion de projet basé sur Nuxeo Platform et configuré avec Nuxeo Studio. Une centaine d'utilisateurs y est connectée quotidiennement pour y déposer ou récupérer les dernières version de leurs documents.
AIR répond à une question très simple : où se trouve la dernière version de ce document ? Julien n'a plus entendu cette question une seule fois depuis la mise en production de AIR.

La solution

Avant de choisir Nuxeo, plusieurs solutions ont été envisagées parmi lesquelles Alfresco et Sharepoint. Nuxeo a finalement été retenu pour plusieurs raisons. En premier lieu pour sa facilité à être téléchargé, installé et testé. L'interface sobre et épurée à également mis en confiance les utilisateurs.
Ses capacités de recherche couplées aux possibilités de configuration offertes par Nuxeo Studio ont rendu son adoption plus simple. En effet tout le paramétrage a été effectué en utilisant Studio. Son interface humaine ne nécessitant pas d'être développeur est un vrai plus.
Un autre facteur important est la disponibilité de Nuxeo. Il est facile d'obtenir des réponses à ses questions dès les premières étapes du projet en les posant sur le site communautaire Nuxeo Answers. Voir une communauté active a donc rassuré ERDF sur leur choix. Cela c'est révélé très utile chaque fois qu'une modification hors du scope de Studio était nécessaire.
Le fait de choisir une solution française a aussi rendu le dialogue beaucoup plus simple.
La configuration a été voulue simple et épurée, avec un jeu de métadonnées limité (version du projet, pôle porteur, nature du document et segment clientèle) pour faciliter la saisie de nouveaux documents. Les navigations standards (par couverture, par sujets) ainsi que les formulaires de recherche ont été adaptées pour refléter ce choix.
Au final la solution a été paramétrée par une seule personne utilisant uniquement Studio, réduisant drastiquement les coûts de développement. Il n y a pas eu de formation utilisateur particulière. Un guide utilisateur détaillé a été fourni. Le déploiement de la solution a été réalisé au fur et a mesure, les utilisateurs ayant petit à petit pris le réflexe d'utiliser l'outil.

Résultats

Le gain le plus important est la satisfaction des utilisateurs. La solution a été complètement adoptée malgré un passif lourd dans ce domaine.

Prochaines étapes

Pour l'instant l'outil est utilisé par une centaine de personne au quotidien. Il a déjà permis la mise en production de nouvelles versions de SGE entièrement portées par AIR.
Et l'outil va être de plus en plus utilisé : de nouveaux utilisateurs, ne connaissant pas les précédents outils de gestion documentaire, sont encore plus moteur, plus motivés à utiliser AIR. Bien que Nuxeo ne soit pas une solution groupe, il est déjà utilisé par une équipe technique à Lyon et est actuellement à l'étude dans d'autres départements d'ERDF.

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  • 100 utilisateurs avec des profils différents
  • Configuré par 1 personne, avec Nuxeo Studio

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