Le gouvernement brésilien avait besoin d'une solution de gestion de contenu pour gérer ses ressources, processus, documentation et informations. Cette solution sur le cloud, basée sur Nuxeo Platform, est utilisée par les agences des autorités locales, régionales et fédérales brésiliennes.

Le contexte

Les échanges entre les agences administratives, les organisations privées et les citoyens peuvent manquer d'efficacité et de documentation. La gestion des processus administratifs se heurte souvent à des problèmes qui finissent par provoquer des dépassements budgétaires en raison des difficultés à trouver les informations pertinentes et un manque d'historique et de traçabilité. D'où des résultats inefficaces et un décalage entre les attentes des sociétés privées et des citoyens et les capacités des services administratifs.

La nouvelle solution de gestion de contenu a été développée en se concentrant sur l'amélioration de la gestion de l'information et des interactions entre les organisations publiques et privées, afin d'offrir aux citoyens et aux clients de meilleurs services.

La solution

L'objectif de cette solution d'ECM est de faciliter la gestion de l'information en rendant les processus plus fluides et en intégrant à la fois les informations physiques et électroniques, la documentation officielle et les processus quotidiens afin de fournir une gestion, un contrôle et une sécurité plus efficaces.

Le partenaire Nuxeo brésilien Sinax a développé une solution hébergée sur le Cloud afin que ses clients n'aient pas à mobiliser des ressources pour l'administration de l'application ou pour la mise en place de l'infrastructure technique.

La plateforme Nuxeo est le socle de cette solution. Sinax a ajouté des fonctionnalités clés pour adapter la solution au contexte des agences administratives et des sociétés privées brésiliennes.
Les fonctionnalités clés de Sinax ECM incluent :

  • Les SMS vers les téléphones mobiles comme moyen de communication entre les citoyens et l'administration. Ces messages sont traités comme des éléments d'information et déclenchent un workflow.
  • Des composants pour décentraliser les workflows d'acquisition et de production qui sont automatisés par des codes-barres.
  • Une solution pour iPad permettant aux agents administratifs d'accéder aux services Nuxeo en temps réel, où qu'ils soient.
  • Des écrans intelligents, permettant de rechercher et extraire des données grâce à la génération assistée de rapports sur les workflows, sur la génération de documents et la documentation officielle. Ces rapports proposent des vues d'informations compilées simples et efficaces.

Résultats

Cette solution est d'ores et déjà utilisé par deux grands clients :

Mairie de São José dos Pinhais, Paraná, Brésil

  • Ville de 300 000 habitants, troisième pôle brésilien de l'industrie automobile dans lequel sont installés Volkswagen, Audi, Nissan et Renault ;
  • 6 000 utilisateurs.

Mairie de Cabo de Santo Agostinho, Pernambuco, Brésil

  • Ville de 180 000 habitants, quatrième port du Brésil ;
  • 4 500 utilisateurs.

La solution ayant été bien accueillie par les utilisateurs et répondant clairement à un besoin encore insatisfait, d'autres déploiements sont prévus à court terme.

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  • Intégration avec Oracle PeopleSoft
  • 600 utilisateurs, 300 groupes, ~90 utilisateurs actifs concurrents
  • 400 Go de binaires

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