GSD&M est une agence de publicité fondée en 1971, dont le siège social est situé à Austin, Texas, et qui propose des services complets englobant toutes les facettes de la publicité de ses clients : supports imprimés, télévision, radio, vidéo, publicités numériques, réseaux sociaux, etc. Riche de 44 années d'expérience, l'entreprise collabore avec des clients de premier plan dans différents secteurs industriels. Southwest Airlines, John Deere, Goodyear, AT&T, U.S. Air Force, Hampton Inn et Walgreens pour n'en citer que quelques-uns. Southwest Airlines est associé à GSD&M depuis plus de 30 ans, ce qui est quasiment inédit dans le secteur de la publicité !

Défi : Trouver une nouvelle plateforme de Digital Asset Management (DAM) d'entreprise capable de s'adapter simplement aux évolutions commerciales et technologiques

GSD&M utilisait jusqu'à présent une solution de digital asset management choisie il y a plus de dix ans pour numériser ses ressources créatives au format papier et bénéficier ensuite d'un accès en interne et en externe pour les clients. Cependant, les besoins commerciaux et les évolutions technologiques ont rendu cette solution de DAM obsolète et incapable de répondre aux besoins de l'entreprise.

« Lorsque nous recevions les mises à jour [logicielles], les technologies sous-jacentes et externes avaient déjà changé plusieurs fois. Il nous fallait presque immédiatement d'autres mises à jour ", explique Lisa McIntyre, Digital Asset Management Librarian pour GSD&M. " Les mises à jour ont commencé à être moins fréquentes et à ne pas corriger les principaux problèmes. "

La solution de gestion des actifs numériques existante de l'entreprise ne proposait pas de véritable support multi-navigateurs et était fortement basée sur l'utilisation de plug-ins.

" [Les plug-ins] étaient mis à jour d'une façon impossible à suivre. Il fallait constamment mettre à jour Java et Flash, sinon le système de DAM ne fonctionnait pas ", ajoute McIntyre. " Nous avons également réalisé que certaines personnes s'échangeaient toujours des fichiers par l'intermédiaire de partages de dossiers ou en pièces jointes des e-mails. Nous avons compris qu'il était temps pour nous de changer notre plateforme de DAM et de "rompre" avec notre prestataire [de l'époque]. "

Après un appel d'offres très détaillé et l'analyse de plusieurs prestataires, le choix de GSD&M s'est porté sur Nuxeo Platform pour sa nouvelle solution de DAM d'entreprise.

Solution : Nuxeo Platform pour une DAM d'entreprise agile

GSD&M connaissait déjà Nuxeo et était impressionné par l'évolution constante des fonctionnalités d'entreprise de Nuxeo Platform.

" L'un des principaux avantages de Nuxeo Platform est que la plateforme est bien plus agile, réactive et évolutive que ce dont nous disposions auparavant ", déclare McIntyre. " De plus, la vitesse de déploiement des correctifs et des fonctionnalités est impressionnante. "_

Au cours de la première phase d'installation, l'équipe GSD&M a remplacé son outil de gestion des ressources numériques et médias existant par Nuxeo Platform. L'équipe a utilisé le composant de DAM prêt à l'emploi de Nuxeo pour afficher les prévisualisations des miniatures de documents et d'images tout en permettant aux utilisateurs de prévisualiser n'importe quel fichier (Illustrator ou Photoshop par exemple) sans avoir besoin d'accéder à l'application associée (dans ce cas Adobe Creative Cloud).
L'équipe avait également besoin de s'assurer que les utilisateurs pouvaient continuer à travailler sans changer leurs habitudes, sur leur bureau ou dans une application Web, tout en faisant appliquer les droits d'accès d'entreprise et les obligations contractuelles que l'entreprise a envers ses clients. Nuxeo Drive propose cette fonctionnalité essentielle en synchronisant le contenu entre le bureau local et la base documentaire Nuxeo, sur site ou dans le Cloud.

Les études d'usage menées par l'équipe GSD&M avec les applications Web ont confirmé l'enthousiasme des utilisateurs finaux vis-à-vis de Nuxeo Platform. Ils sont impressionnés par la capacité de simplification de l'outil et la qualité de son interface graphique.

" Nuxeo propose à nos utilisateurs des commandes auxquelles ils sont déjà habitués, avec par exemple la possibilité d'épingler un document ou de partager un fichier via un lien ", explique McIntyre. " Nous ne pouvions plus partager un lien vers du contenu avec notre outil précédent. "

McIntyre souligne le regain de potentiel qui résulte de la fonctionnalité de liaison permanente de Nuxeo Platform, qui met automatiquement à jour un lien si le contenu vers lequel il pointe est déplacé : un soulagement pour les utilisateurs finaux de GSD&M.

Une solution clé en main simple et des API faciles à manipuler pour le développement de fonctionnalités avancées

Même si Lisa McIntyre ne développe pas d'applications, elle est, avec un autre collègue non développeur, en mesure de configurer des pans entiers de la solution de Digital Asset Management grâce à Nuxeo Studio, un environnement de personnalisation et de configuration disposant d'une interface graphique simple d'utilisation et proposée en tant qu'outil Web.

Par exemple, Lisa et son collègue ont conçu la page modèle de la solution de DAM visible ci-dessous en utilisant Nuxeo Studio. La page contient un lecteur vidéo, un storyboard et la conversion du fichier vidéo à la demande (permettant ainsi un partage bien plus simple des vidéos avec les clients et des processus opérationnels plus efficaces) et a été créée sans aucune programmation.

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" L'outil Nuxeo Studio est impressionnant " déclare Lisa McIntyre. " Nous essayons de faire un maximum dans Nuxeo Studio pour éviter le plus possible de passer par notre environnement de développement personnel parce que c'est tellement simple. "

Nuxeo Studio a donné à GSD&M la liberté d'utiliser le temps de ses développeurs de manière plus efficace en permettant aux utilisateurs professionnels de mettre en place de nombreuses configurations sans aucun besoin de programmation. Cela permet d'économiser du temps de développement et les développeurs peuvent se concentrer sur la création de services Web avancés et de workflows externes à l'aide des API complètes de Nuxeo Platform.

Par exemple, le précédent système de DAM fournissait un rendu électronique de la jaquette d'un dossier physique contenant des documents et des notes pour un projet de publicité donné, le tout conservé dans des armoires électroniques. À l'aide de [l'API Nuxeo][6], les développeurs ont conçu un service Web qui crée automatiquement ces jaquettes dans le cadre d'un processus intégré de bon de travail numérique.

Un nouveau bon de travail est généré à partir d'un formulaire externe envoyé par le client. Les informations contenues dans ce formulaire sont exportées au format XML et sont ensuite utilisées par l'API Nuxeo pour créer automatiquement une jaquette avec les répertoires imbriqués, les autorisations assignées et, point très important, les métadonnées automatiquement héritées. Les employés de GSD&M peuvent simplement ajouter les ressources numériques pour un client dans les répertoires sans avoir à créer les jaquettes.

" Nous utilisons la fonctionnalité d'héritage des métadonnées de Nuxeo pour nous assurer que les nouveaux fichiers sont correctement ajoutés dans le système et que les utilisateurs voient ces fichiers là où ils s'attendent à les voir. Nuxeo Platform nous a permis d'utiliser les métadonnées pour concevoir des navigations virtuelles pertinentes pour l'utilisateur, de façon à pouvoir lui présenter les informations où et quand il en a besoin"

Le passage des processus du système existant aux nouveaux processus à valeur ajoutée de la solution de Digital Asset Management de Nuxeo a été simple et direct.

" Je vois constamment des sourires sur le visage des développeurs, " ajoute Lisa McIntyre. " On voit bien que Nuxeo Platform a été conçu par des développeurs et que tout a été mûrement réfléchi dès le départ, et pas seulement ajouté à la fin. C'est une plateforme conçue par des développeurs pour des développeurs, mais qui inclut également les utilisateurs moins techniques, comme moi. "

Des fonctionnalités à l'épreuve du temps et qui vont bien au-delà d'une solution DAM traditionnelle

En plus de son système de Digital Asset Management, GSD&M dispose d'une plateforme de gestion de contenu séparée pour son contenu d'entreprise en Intranet/Extranet. À l'avenir, GSD&M prévoit de combiner ces deux facettes dans Nuxeo Platform pour ne plus avoir à basculer entre les deux systèmes et éviter de diriger les utilisateurs vers différents emplacements en fonction du type d'information dont ils ont besoin. Cette avancée majeure s'appuiera plus encore sur les capacités de collaboration et de gestion des workflows de Nuxeo Platform, mais également sur les capacités de la DAM et de la gestion de contenu.

Et puisque Nuxeo propose une plateforme d'entreprise réellement et simplement extensible plutôt qu'une solution logicielle figée, GSD&M sera en mesure d'utiliser Nuxeo Platform pour ne pas se limiter à la gestion des ressources numériques (Digital Asset Management) et inclure certains des rôles actuellement gérés par d'autres applications de gestion de contenu d'entreprise (Enterprise Content Management - ECM).

" Nuxeo Platform nous permet d'aller bien plus loin que les solutions de DAM traditionnelles ", explique McIntyre. " Nous sommes convaincus d'avoir trouvé la plateforme qui est non seulement la meilleure de sa catégorie, mais qui répond également à nos besoins et nous permet de proposer à nos clients un niveau de service qui n'était pas possible auparavant"

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  • Plus de 300 utilisateurs actifs dans le système de DAM Nuxeo chez GSD&M
  • Environ 14 To de données stockées dans le système, un chiffre en constante augmentation
  • • Système 100 % virtualisé fonctionnant sous VMware

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