En 2009, le ministère chargé de l'Agriculture a fait le choix d'utiliser Nuxeo Platform pour développer ses applications internes orientées contenu. Le ministère déploie en effet une stratégie tendant à fortement limiter le nombre de composants logiciels afin d'optimiser compétences et infrastructure, et investit de manière importante en termes de méthodologie (MAREVA, CMMi, ITIL, points de fonction...). L'objectif est de permettre aux équipes de développer et de déployer des applications personnalisées avec un temps de conception, de réalisation, de qualification et d'insertion en production accéléré.
Le ministère dispose aujourd'hui de 5 produits basés sur la plateforme Nuxeo, qui portent sur la gestion de documents, la gestion de courrier mais également sur la gestion de l'élaboration et la diffusion des instructions.
Cette étude de cas porte sur deux de ces projets : le projet de gestion des instructions et celui de gestion du courrier.

Gestion des instructions

Le contexte

Au ministère de l'Agriculture, la communication vers les agents et les partenaires gouvernementaux ou privés passe par des instructions, qui sont destinées aux agences du ministère et peuvent être diffusées en interne via une publication tous les jeudis sur un site Intranet ou auprès du grand public via une publication au fil de l'eau sur le Bulletin Officiel du ministère.

Le processus manuel derrière cette diffusion posait plusieurs problèmes :

  • le processus prenait trop de temps à l'administrateur du site ;
  • les responsables d'un projet n'étaient pas autonomes pour la publication des instructions, ils devaient systématiquement passer par l'administrateur du site ;
  • la consultation n'était pas optimisée : pas de notification à une population donnée sur les instructions pour lesquelles elle était fortement ciblée. La recherche d'une instruction était également assez limitée ;
  • deux sites différents étaient utilisés pour la gestion des instructions (l'un grand public, l'autre interne), avec une duplication des instructions à destination à la fois des partenaires et des agents ;
  • enfin, aucune gestion de droits fine n'était mise en place, ce qui obligeait à mettre en place une solution annexe pour les instructions à diffusion très restreinte.

La solution

L'application de gestion des instructions, appelée GEDEI, permet de gérer la publication et la diffusion des instructions depuis une source unique, éliminant ainsi la duplication de contenu et de tâches d'administration. Nuxeo Platform sert de back-end de gestion de contenu et Nuxeo WebEngine est utilisé comme frontal.

L'application automatise les processus, depuis la création des instructions à leur diffusion conditionnelle selon le degré de diffusion choisi par le rédacteur, en passant par la génération automatique de la page de garde en reprenant des données saisies. Un service d'abonnement permet également aux utilisateurs de recevoir automatiquement un lien vers un sommaire hebdomadaire des instructions publiées, ainsi qu'un mail listant toutes les instructions les concernant personnellement.

La création d'instructions est guidée par l'application grâce à un formulaire affichant les métadonnées à remplir. L'instruction passe ensuite par un processus de validation, avec génération de numéro chrono. Une instruction est composée d'une page de garde, d'une note et de documents annexes, qui sont tous compilés dans un seul fichier PDF. Ce PDF est ensuite validé et une demande de publication est alors réalisée. Au moment de la publication, l'instruction change de statut et peut entrainer le changement de statut d'autre instructions déjà publiées.

Chaque instruction est associée à un type de permission qui indique si celle-ci doit être publiée en interne ou sur le site public, ou si elle est limitée à un groupe donné.
Tous les jeudis midi, trois processus automatiques sont lancés :

  • le lien vers le sommaire hebdomadaire est envoyé à tous les abonnés,
  • un mail est envoyé aux personnes en charge de faire les demandes de publication sur circulaire.gouv.fr, avec le lien de toutes les instructions devant être publiées sur ce site,
  • la liste des personnes identifiées comme personnellement concernées par au moins une instruction est récupérée et un mail leur est envoyé avec le lien de toutes les instructions où elles sont identifiées.
    La notion d'archive est également mise en place et il est ainsi possible de consulter les résumés hebdomadaires en ligne, accessibles directement en naviguant sur le site ou par des mécanismes de recherche. Il est également possible de consulter toutes les instructions par thématique.

Résultats

L'application GEDEI a été développée en 6 mois-homme. Elle a permis d'améliorer les processus d'élaboration, de validation et de publication en mettant en place un ensemble de mécanismes automatiques de traitement via l'outil Studio.
Elle a également permis l'amélioration de la consultation au travers de la recherche et de la navigation thématique grâce au module WebEngine.
Enfin, elle a permis d'améliorer la diffusion au travers d'un processus d'abonnement et de notifications automatiques gérées grâce à Studio, tout en centralisant l'information en un seul emplacement grâce à la gestion des droits native à Nuxeo Platform, ce qui permet d'avoir un même outil pour plusieurs profils d'utilisateurs finaux.

Gestion de courrier

Le contexte

La gestion des courriers, qu'ils soient entrants ou sortants, gérés par les différents secrétariats du ministère est à l'heure actuelle très peu automatisée. Ceci pose problème pour le suivi de ces courriers et leur historisation. Quelques outils de gestion de courrier ont été mis en place de façon anecdotique et non généralisée.
Les objectifs de la nouvelle application de gestion du courrier étaient de permettre de :

  • gérer électroniquement tous les courriers entrants et sortants,
  • fournir des archives des courriers,
  • fournir un mécanisme de recherche,
  • créer des liens entre les différents courriers

La solution

La solution, développée avec Nuxeo Platform, est pratique. Pour le courrier entrant, l'application permet de saisir le courrier, de l'affecter ou le rediriger et de le classer. Le traitement des courriers sortants inclut un processus de validation, la saisie de la date du courrier et son classement.
Nuxeo Studio a été utilisé pour personnaliser et configurer l'application afin d'avoir une maintenance plus facile. Nuxeo Studio a été utilisé pour :

  • configurer des types de documents pour les courriers entrants et sortants et les plans de classement,
  • créer des onglets pour voir facilement les courriers entrants et sortants, les workflows et les éléments à classer,
  • définir des métadonnées spécifiques pour les courriers entrants et sortants.
    Le nombre de clics a été réduit le plus possible afin de proposer la meilleure expérience utilisateur possible. Par exemple, un simple bouton "Enregistrer et créer" permet aux utilisateurs de créer plusieurs éléments à la suite sans avoir besoin de revenir sur le dossier parent.

Résultats

Développer l'application a pris moins de 20 jours, avec une équipe de deux personnes. Le travail de conception dans Nuxeo Studio a été réalisé par une personne novice sur Nuxeo et aucun développement n'a été nécessaire.
L'application va être mise en production dans un premier temps pour une seule structure de l'administration centrale, puis sera déployée pour l'ensemble du ministère.

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Gestion de courrier

  • 200 utilisateurs
  • Base documentaire de 20 Go
  • Gestion des instructions
  • Site public : 1 500 visites / jour ; 6 000 visites les jeudis
  • Base documentaire de 7 Go

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