Orange, un des plus grands opérateurs mobile et internet du monde avec plus de 160 millions de clients mobile et plus de 14 millions de clients internet, utilise Nuxeo Platform pour sa gestion documentaire
Orange communique avec ses clients professionnels à travers un portail extranet sécurisé. Cet extranet orienté documents permet de gérer les contrats, les factures et la documentation projet. La gestion et la sécurisation des accès aux sections autour desquelles le portail est organisé sont des points particulièrement importants. Comme l’ancien système ne pouvait pas gérer le volume croissant de documents et d’utilisateurs simultanés, il a été remplacé par Nuxeo Document Management, utilisé comme back-end du portail.
Une GED performante
Orange disposait déjà d’un système, avec Documentum comme back-end, pour gérer ses documents et les rendre accessibles à ses clients professionnels. Le problème est venu du succès rencontré par le portail. Plus de clients grands comptes ont utilisé le portail, ce qui a signifié plus d’utilisateurs et de plus en plus de documents à gérer dans le référentiel documentaire. Le volume de documents est devenu trop important pour le système existant et il a fallu trouver une meilleure solution.
Nous avions besoin de développer un système qui puisse évoluer avec l’utilisation croissante du portail, mais qui puisse aussi gérer les droits d’accès d’une façon très particulière. Comme nous avons à la fois des utilisateurs qui font partie d’Orange et d’autres, nos clients, qui sont externes, nous devions être sûrs que l’accès au portail pouvait être isolé, et donc qu’un client ne puisse pas voir le contrat d’un autre client par mégarde, ou qu’il n’ait pas d’accès en écriture à des documents internes,
déclare Cécile Brignou, la responsable du projet.
Mme Brignou a supervisé le développement d’une solution utilisant Nuxeo Document Management comme back-end. Un des aspects les plus complexes du projet a été d’arriver à comprendre les processus de partage des documents et les faire concorder avec les besoins fonctionnels et techniques. La conception et le développement du système ont été réalisés de façon itérative, en collaboration avec les utilisateurs internes. Avec une mise à jour toutes les deux semaines, tous ont pu s’assurer que le projet répondait bien aux besoins fonctionnels des utilisateurs.
Partage de documents à l’échelle de l’enterprise
Le déplacement des documents dans le nouvel extranet a naturellement été organisé de façon rigoureuse, car il a fallu mettre en place des accès sécurisés à chaque étape. Un responsable a déterminé quels documents devaient être accessibles sur l’extranet du client et quelle personne allait être responsable du déplacement de ces documents en interne.
Le système de partage de documents devait permettre de gérer les droits d’accès pour deux groupes d’utilisateurs internes et pour les clients externes.
L’association d’une plateforme modulaire et extensible avec une équipe motivée nous a aidé à développer une solution qui répond exactement à nos besoins.
Pour les utilisateurs internes, le fait de créer les documents dans le système pour les rendre accessibles aux clients imposait de pouvoir manipuler facilement et efficacement de nombreux documents.
Gérer de gros volumes de documents
Afin de répondre à ce besoin d’importer de nombreux documents dans le système le plus facilement possible, un système de glisser-déposer a été mis en place. L’import des documents dans Nuxeo Platform a eu lieu dans un “DropBox” propre à chaque utilisateur interne. Cet espace tampon a permis de réaliser de gros imports de fichiers sans avoir à se soucier des problèmes de transactions. Une étape de publication a ensuite permis de rendre les documents accessibles aux utilisateurs externes.
Prendre en compte la sécurité
Les aspects les plus importants de la solution étaient la sécurité, l’authentification et les contrôles d’accès. Deux populations d’utilisateurs différentes ont été identifiées : les utilisateurs internes (Orange) et les utilisateurs externes (les clients). Certains des utilisateurs internes devaient avoir accès à certains documents en lecture et en écriture, alors que d’autres ne devaient y accéder qu’en lecture seule. Tous les utilisateurs, internes comme externes, ont un accès qui se limite à un périmètre précis.
Nuxeo Platform intègre un système de contrôle des accès avancé et extrêmement configurable qui a permis de définir des règles d’accès fines et spécifiques à Orange.
Plus de productivité
Grâce à l’étroite collaboration de l’équipe projet avec les utilisateurs finaux internes, le système a été très bien perçu lors de sa mise en production. La transition s’est déroulée facilement et le nouveau système a rapidement été adopté par les utilisateurs.
En remplaçant l’ancienne solution, basée sur Documentum, par Nuxeo Document Management, les utilisateurs finaux ont pu bénéficier d’une application web beaucoup plus efficace, dans laquelle on a pu importer de gros volumes de documents tout en éliminant les problèmes de performance. Ce qui se traduit pour Orange par une plus grande productivité et pour les clients par des utilisateurs finaux satisfaits.
Prochaines étapes
D’autres innovations sont prévues dans la prochaine version de la solution de partage de documents, notamment :
- un mécanisme d’abonnement à une offre commerciale sur l’extranet, qui leur donne accès aux documents de l’espace sur cette offre
- permettre aux clients d’uploader des documents.
Pour notre équipe, ce projet est très intéressant d’un point de vue technique. L’aspect open source de Nuxeo Document Management nous a permis de voir le code et donc d’identifier comment les fonctionnalités sont mises en place et de mieux réaliser nos personnalisations. Les équipes de Nuxeo, en particulier l’équipe support, ont été particulièrement réactives et nous ont beaucoup aidé.