Le défi : Un volume de contenu important, des utilisateurs multiples et des workflows légaux complexes

Placée sous l’autorité du Secrétariat général du Gouvernement, la DILA est une entité gouvernementale française en charge de diffuser le Journal Officiel, mais aussi divers documents d’ordre public et administratif (Bulletin des annonces légales obligatoires par exemple). Elle est le partenaire de plus de 150 administrations en France. Les services de la DILA éditent des conventions collectives, des codes, des publications de référence permettant l’accès des citoyens à la vie publique et au débat public de manière numérique. Les contenus légaux et administratifs ont la spécificité de devoir être mis à jour régulièrement et leur exactitude vérifiée.

Dans le cadre des procédures législatives, la Direction de l’Information Légale et Administrative doit aussi gérer les « Questions au Gouvernement » du Sénat et de l’Assemblée nationale. À chaque session, les membres du Parlement peuvent poser des questions au Gouvernement de façon formelle. Ces requêtes peuvent être complexes, impliquer plusieurs services ou d’autres entités du Gouvernement et une réponse officielle doit leur être donnée en moins de trois mois.

Plus qu’aucun autre service du Gouvernement, la DILA doit faire face à un environnement hautement régulé, avec des volumes de contenu exceptionnels et plusieurs milliers d’utilisateurs. La création, la modification et la maintenance des lois et normes sont très compliquées et impliquent de nombreuses procédures. Ainsi être connecté numériquement est un besoin vital pour ce département. Il va sans dire que la collaboration numérique entre différentes entités gouvernementales n’a jamais été une tâche simple ; les workflows n’étaient pas automatisés (ni même numériques pour la plupart) et la qualité et l’exactitude du contenu pouvait être un problème.

Après cette première analyse, la DILA identifia 3 principaux défis :

  • Améliorer la qualité et le temps de réponse par le Gouvernement aux membres du Parlement
  • Améliorer le workflow de production du contenu pour les agences gouvernementales
  • Permettre l’analyse de contenu et la visualisation des données sur l’activité des utilisateurs et la performance

La solution : Des applications extrêmement modulables pour chacun des procédés législatifs critiques

La plateforme Nuxeo a permis au Gouvernement français de créer avec succès une application de case management, qui accueille et traite aujourd’hui plus de 4 200 utilisateurs et 700 dossiers par semaine.

En 2010, la DILA lança un nouveau projet pour faciliter la production de contenu administratif et légal, ainsi que la publication entre trois entités du Gouvernement : L’État, l’Assemblée nationale et le Sénat. Ce projet, nommé SOLON, aide les trois entités à gérer la procédure légale de bout en bout. En parallèle, un autre projet naissait, appelé Réponses. Cette application doit améliorer le flux de questions/réponses entre les membres du Parlement et le Gouvernement.

D’architecture similaire, les deux applications tournent sur un cluster Nuxeo composé de 6 serveurs d’application et avec une base de données Oracle 11g RAC en back-end.

Les deux solutions ressemblent à des boites mail. Les questions et/ou les documents sont reçus et analysés sémantiquement (les documents bureautiques sont aussi transformés en suivant un modèle), puis un workflow automatique attribue l’actif à l’entité appropriée, crée un dossier et la procédure démarre. Une fois que le contenu numérique a été approuvé et signé de façon digitale, la version finale est publiée officiellement par la DILA. Chaque dossier a sa propre feuille de route, qui est entièrement configurable par l’ajout ou le retrait de certaines étapes au long de la procédure. Les applications sauvegardent l’ensemble des changements et l’historique, et les allers-retours sont possibles.

Certains services utilisent également l’API REST pour s’intégrer avec leurs systèmes et offrir plus d’automatisation à leurs employés.

La sécurité est également un point crique pour s’assurer que seuls les employés habilités peuvent accéder aux données sensibles ou non publiques. Le schéma de contrôle d’accès complexe nécessaire à ce pré-requis a été mis en place en associant des permissions (ACL) et des règles de sécurité, ces deux critères étant disponibles nativement dans Nuxeo Platform.

Un des principaux résultats suivant la mise en place de ces application a été la possibilité d’analyser numériquement et de visualiser l’activité légale entre les différentes entités du gouvernement impliquées.

Et après ?

Les deux projets résultent d’une importante vinitiative de e-gouvernement** et ont considérablement amélioré les procédures centrales du Gouvernement français, ainsi que les relations avec le Parlement. Les deux applications ont été mises en production en 2012 avec l’aide de SWORD Group. L’extensibilité de la plateforme de Nuxeo et son niveau de personnalisation ont permis de maintenir ces applications à jour, mais aussi de répondre aux nouvelles problématiques de gestion de contenu administratif et législatif auxquels doivent faire face le Sénat, l’Assemblée nationale et le Gouvernement.

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  • Workflows complexes, important volume de contenu, et utilisateurs multiples
  • Environnement extrêmement régulé
  • DataViz et analyse du contenu législatif

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