Un logiciel de GED à remplacer

Le SARDO, Service Archives Documentation dépend de la société SNCF. Le SARDO est au service des 5 sociétés SNCF pour conseiller sur l’archivage, proposer des solutions techniques de conservation de l’information et donner accès à une riche base documentaire et audiovisuelle.

L’outil de gestion des dossiers était basé sur un progiciel dédié très coûteux et ne répondant pas aux nouveaux besoins fonctionnels qui émergent (constitution de dossiers de documents, workflow, notification, droits d’accès), caractéristiques de ceux couverts par un logiciel de gestion électronique de documents (GED).




Enjeux de la modernisation de GED

Le SARDO souhaitait proposer un outil qui ne dégrade pas l’expérience utilisateur actuelle et basé sur une solution du marché conforme aux préconisations de l’entreprise. Cet outil doit également pouvoir s’adapter à la future réforme ferroviaire.

La solution choisie devait répondre aux objectifs suivants :

  • Remplacer l’outil de gestion des dossiers
  • Gérer des contenus extrêmement sensibles en matière de confidentialité
  • Proposer des processus standardisés de gestion de ces contenus
  • Sécuriser l’ensemble du système et de l’architecture

Le choix d’une solution moderne

Le SARDO a choisi la plateforme de gestion de contenu Nuxeo Platform. Nuxeo Platform associe une plateforme de services de contenu moderne à une expérience utilisateur de qualité qui permet au SARDO d’exploiter au maximum le potentiel de ses ressources numériques, et ce, quel que soit l’endroit où elles se trouvent.

Nuxeo Platform est une solution née dans le Cloud, qui s’adapte horizontalement et bénéficie des dernières innovations technologiques.

Nous voulions un outil de GED, avec toutes les contraintes du domaine, mais qui serait facile à utiliser et souple, pour pouvoir prévoir des évolutions et pouvoir intégrer d’autres entités métier.

Nuxeo utilise des métadonnées basées sur des shémas flexibles qui peuvent s’adapter facilement en fonction des besoins des clients. Cette flexibilité permet d’utiliser le contenu de diverses façons pour répondre à des cas d’utilisation différents.

Un retour sur investissement rapide

Il aura fallu seulement quelques mois à une équipe de 5 personnes pour déployer l’application en production. Dès la première année, le projet est rentabilisé. Les problèmes de Shadow IT et d’obsolescence des outils ont été supprimés. La productivité agent a été augmentée, notamment sur la ré-édition de documents de certains métiers spécifiques. Les temps de développement et de configuration ont été divisés par deux voire trois. En parrallèle, la sécurité a été améliorée grâce à une gestion des droits plus granulaire. Au bout de 5 ans, le ROI estimé est de plus de 1,3 M€.

Nuxeo offres plusieurs avantages immédiats: l’interface répond à des standards d’ergonomie moderne, l’application est facile à configurer, ce qui limite les temps de développement et de production de code via Nuxeo Studio, et en termes d’économie du clic par rapport aux anciens outils.

Pour le futur, la SNCF prévoit de monter dans le Cloud et d’améliorer les processus d’indexation et de recherche grâce à l’intelligence artificielle.