En interne, l’équipe technique de la banque a travaillé pendant des mois pour développer une solution maison avant de réaliser que la tâche était trop chronophage, coûteuse et complexe. C’est alors qu’ils ont demandé l’aide de Nuxeo.

Des milliards de documents répartis dans plusieurs systèmes

Avec des centaines de filiales et plus de 20 000 employés répartis dans le monde, la banque souhaite répondre plus efficacement aux demandes de ses 14 millions de clients actifs. L’entreprise génère une quantité impressionnante d’informations client (contrats, extraits de compte, e-mails, SMS, etc.). Au total, ce nombre est estimé à plus de 2,5 milliards de documents. Premier problème, un grand nombre de ces documents sont des doublons stockés au sein de divers systèmes et plateformes de gestion de contenu. Et la forte croissance affichée par la banque accentue cette situation.

Le système de gestion de contenu traditionnel de la banque ne parvient plus à gérer efficacement le nombre croissant de documents et d’utilisateurs simultanés. La banque cherche alors une plateforme flexible afin de répondre à ces problématiques, capable de casser les silos d’information et d’offrir une vue unique et centralisée de ses contenus.

Elle tente d’abord de concevoir en interne un nouveau système de gestion de contenu, mais le manque de connaissances et l’évolution des priorités donnent lieu à une explosion des coûts et à de nombreux retards. La direction réalise rapidement que cette approche n’est pas viable et se tourne alors vers la plateforme de services de contenu (CSP) de Nuxeo.

Nuxeo : Une approche agile - Migration de documents et mise en conformité

Avant d’opter pour la plateforme Nuxeo, la banque envisage plusieurs solutions, telles qu’Alfresco ou Sharepoint ainsi que des systèmes plus classiques de gestion du contenu d’entreprise (ECM). Nuxeo est choisi pour la flexibilité de son modèle de métadonnées, accélérant et facilitant la migration des 2,5 milliards de documents de la banque. L’utilisation des API de Nuxeo permet également à la banque de connecter facilement son interface utilisateur offrant ainsi une expérience client optimale et la possibilité de conserver une longueur d’avance sur ses concurrents.

En outre, la plateforme Nuxeo l’a aidée à s’adapter aux réglementations et aux exigences de conformité toujours plus strictes, comme le RGPD. Dans le cadre de ces nouvelles réglementations, on note ainsi de nouvelles règles en matière d’audit et de sécurité conçues pour protéger les investisseurs et assurer plus de stabilité financière et de transparence. Les organisations financières doivent désormais conserver certaines archives et données durant une période de temps définie et sont sujettes à d’importantes amendes et pénalités en cas de non-respect. Elles doivent également répondre rapidement aux demandes d’accès aux informations personnelles (SAR) effectuées par leurs clients.

Pour répondre à ces exigences et éviter les pénalités, la banque devait rationaliser ses systèmes et processus de gestion de l’information et créer un système d’audit fiable afin de suivre les SAR et fournir les informations associées à ses clients.

Autre élément déterminant dans le choix de la solution, la réactivité de l’équipe Nuxeo. Dès la prise de contact, la banque indique avoir reçu une réponse quasiment immédiate et des réponses très précises dès les premières phases du projet. Voir une équipe aussi expérimentée proposer une solution professionnelle tout en conservant la réactivité d’une startup a été l’un des facteurs décisifs.

Mais c’est surtout la plateforme en elle-même qui a séduit notre client. Moderne et open source, elle permettait aux équipes techniques de la banque de gagner en agilité lors du développement et du déploiement de nouvelles applications. La banque souhaitait une solution qui l’accompagnerait dans sa transformation digitale et a rapidement réalisé que les solutions ECM traditionnelles ne seraient pas en mesure de le faire.

Le futur est à l’automatisation des processus et à la gestion intelligente du contenu

Aujourd’hui, la banque s’appuie sur la solution Nuxeo pour répondre à ses défis en matière de gestion de l’information, de sécurité et de respect de la vie privée de ses clients. La plateforme permet de connecter les multiples sources d’information de la banque, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. Elle s’appuie sur une architecture Cloud-native évolutive et facile à déployer dans de nombreuses configurations. Et elle offre de puissantes fonctionnalités de gestion du contenu, tant traditionnel (Word, PDF, etc.) que numérique (audio, vidéo, etc.).

À l’avenir, la banque souhaite développer une nouvelle application s’appuyant sur les capacités de gestion intelligente du contenu proposées par Nuxeo. Les clients pourront accéder à leur compte depuis leur appareil mobile et le système déterminera automatiquement les données pertinentes pour chaque utilisateur afin de les présenter de manière personnalisée. En outre, le groupe travaille également sur un nouveau système d’identification qui permettra aux clients de télécharger une photo de leur passeport ou de leur permis de conduire afin de mettre automatiquement à jour leurs informations personnelles dans l’ensemble des systèmes de la banque.

Le temps passé pour ajouter du contenu aux systèmes a toujours été l’un des principaux défis de la gestion de contenu. Nuxeo travaillera prochainement avec la banque pour tirer parti des technologies d’intelligence artificielle (IA) et créer un moteur d’extraction des métadonnées. En associant des métadonnées à son contenu, la banque pourra commencer à automatiser ses processus d’ajout de contenu.

Aujourd’hui, rester compétitif dans le secteur financier est un véritable défi, mais grâce à Nuxeo, la banque a atteint une étape cruciale dans le développement d’une plateforme de gestion de contenu moderne capable de répondre à l’évolution des attentes de ses clients et du marché. Nuxeo propose la structure technologique permettant de surmonter ces obstacles, gagner en efficacité et développer les compétences nécessaires (rapidité, agilité et flexibilité) pour offrir aux clients des services et produits innovants, tant sur le court que sur le long terme.