年が明け1月が瞬く間に過ぎ去ったのと同様に、年初に立てた新年の抱負の中にも、すでに消え去ってしまったものが少なくありません。「体重を減らす」、「家族との時間を増やす」、「慈善活動にボランティアする」などの目標を立てても、

決意が長続きしないという問題があります。スポーツジムの会員数と利用者数は毎年1月に急増しますが、6か月後には、ほとんどの人が退会するか、ジムに足を運ばなくなります。当初の決意はどこに消えてしまうのでしょうか?

これと同じことは企業にも当てはまります。ビジネス情報の管理を改善するためのシステムやプロセスに対する投資の必要性を認識していても、情報管理の目標の多くが、新年の抱負と同様に、決して実現することなく終わっています。

情報管理では、どのような決意であれば、実行可能な目標にすることができるのでしょうか?

成果を示すことが重要

まず、目標からどのような成果(つまりメリット)が得られるのかを社員に示すことが必要です。そうでなければ、なぜわざわざ努力すべきかがわかりません。成果が短期間で得られることはめったにありません。一般的に、成果を達成するために習慣や行動パターンを変えるには、時間と努力を要します。ただし、情報管理の視点から見ると、手早く成果を得る方法がいくつかあります。

決意その1:情報をつなげる

これはどういう意味でしょうか?あらゆる情報が他の情報とつながり、関連しているという認識は、リレーショナルデータベースの時代からありました。結論を言ってしまえば、テクノロジーが実現のカギを握る今日、今まで以上に多くのデジタル情報が生成されるようになり、この認識はさらに確かなものとなっています。

システムを他の情報ストレージとつなげる作業は、非常に困難な課題として、情報管理プロフェッショナルの前に立ちはだかっています。ここで喜ばしいことは、コンテンツサービスプラットフォーム の発展を背景に、この作業がはるかに実行しやすいものになりつつあることです。オープンソースやクラウド、構成ファーストのアーキテクチャなどの最新のテクノロジーを利用して、先進的なコンテンツサービスプラットフォームを迅速に導入し、既存のシステムとシームレスに統合して、コンテンツの全体像を把握できるようになります。

CRMシステムから顧客文書にアクセスできるようにすることや、保険請求管理ソリューション用にGoogle Visionベースの自動分類エンジンを開発することが目標の場合、重要なことは情報をつなげることです。また、最新のコンテンツサービスプラットフォームには、短期間で価値を創出し、目に見えるメリットを即座にもたらすという利点があります。

コンテンツサービスプラットフォームを一度導入したら、それがない状態にはもう戻りたくなくなること間違いなしです。

決意その2:テクノロジーではなくソリューションに重点を置く

このことは、情報管理コミュニティの間で賢者の教えとして以前から説かれているアプローチですが、今まで以上に真実味を増してきています。情報管理エキスパートの多くは、テクノロジーを活用して斬新なアイデアを考案することをこの上なく愛するテクノロジストです。ただし現実的には、3つのデータソースを接続し、WebサービスにリアルタイムでつながってGISデータを追加して、REST APIで結果を配信できるソリューションを開発したとしても、財務部門の責任者の興味をそそることはないでしょう。

一方、よりどりみどりのテクノロジーを1つのソリューションにまとめて、手に負えない課金処理を管理できるようにする方法を財務部門に提示すれば、一瞬にして英雄としてもてはやされます。

このようなソリューションを実現することは、今まで以上に簡単になっています。先進的で柔軟、かつオープンなコンテンツサービスプラットフォームを利用することで、企業は自社仕様のソリューションを容易に構成し、情報管理に関連した固有の要件を満たすことができます。これらのソリューションは、前述した情報のつながりに基づいて構築されており、情報をプロセス、さらにはユーザーにつなげることを可能にする、パワフルでフォーカスを絞ったソリューションです。

決意その3:AI自動化でスマートに情報を管理する

人工知能(AI)は1950年代に登場して以来、すでに何度かのハイプサイクルを経ていますが、情報管理の世界で多数のAI主導型サービスを利用できるようになってようやく、AIテクノロジーを使用することの価値が実現するようになりました。

顧客名や注文書番号が含まれているビジネスフォーム等の文書を自動分類する機能は、機械学習アルゴリズムとともに成長を遂げている分野です。文書を分類する作業は、従来、人間のオペレーターが行ってきたもので、単調で反復的、かつエラーの起こりやすい作業です。最近実施された調査によると、AIエージェントによるビジネスフォームの分類は人間によるものよりも信頼性がX%高く、画像や動画などのリッチメディアタイプにいたっては、その値がY%まで増加します。組織がより多くのリッチメディアタイプを活用するようになっているのと並行するかたちで、AIエージェントを使用して文書を分類する必要性が高まり、AIエージェントを使用することのメリットもますます魅力的になっています。

また、AIがますます使いやすくなっているという側面もあります。GoogleAmazon などの巨大クラウド企業のWebサービスを情報管理ソリューションと接続すれば、コンテンツの処理と強化を必要なときに必要な方法で行うことができます。それと同時に、優れた拡張性、トランザクション単位の価格設定、設置作業が一切不要といったクラウドのメリットをすべて享受できます。

単調な作業を自動化すると、それに充てていた大量の時間とリソースが解放され、他の作業に投入できるようになるため、新年の抱負を達成できていない言い訳がますますできなくなります。

今こそ行動するとき

情報管理は転換点にあります。これまでは企業内で目立たない存在として、文書の格納と取り扱いに重点を置いたものに抑制されてきましたが、コンテンツサービスの考え方の発展に伴い、この分野のプロフェッショナルは、これまで以上に豊富なリソースと能力を利用できるようになっています。今日、情報管理の分野では、構造、メタデータ、コンプライアンス、AI、自動化、インタフェースデザイン、ケース管理、ビジネス主導型ソリューションの各専門知識を巧みに組み合わせたアプローチが注目を集めるようになっています。

また、3つの決意を実行可能な目標にすることにより、これらすべてを効率的に実現することが可能です。目標の達成状況やコメントを是非お聞かせください。皆さんのご健闘をお祈りします。