先週、4部構成の最初のブログで、私はエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の進化について書きましたが、次世代コンテンツプラットフォームの重要な要素の1つ、すなわちモジュール性に焦点を合わせて議論を始めました。今週は、さらに一歩進め、従来のECMシステムの重要な問題の1つを取り上げ、これを開放性と接続性を中心としたより現代的なアプローチと比較してみましょう。

ECMの中心にある誤り。エンタープライズコンテンツ管理は、もともとは技術ではなく、ものの考え方でした。構造化されていない情報(コンテンツ)を簡単に見つけて使用できるようにし、顧客が意思決定を行う際に効率性、生産性、情報性を高めることができると考えたものです。しかし、このシンプルだが高尚な野心を実現する過程で、私たちのオリジナルのコンセプトは、一連の技術に変わってきました。その中心に、こうした情報をすべて簡単にアクセスして共有できるようにする単一のリポジトリが必要であるという考えがありました。

当時は論理的と思われました。企業が単一のECMシステムを企業全体に広く展開しようとしていた場合、このシステムの中心に共通リポジトリを持つことが理にかなっていました。かつて言われていた真実の単一ソースです。実際にはこのアプローチにはいくつかの問題があります。

  • まず第一に、ほとんどどの人も実際にはECMシステムを1つしか配備していません。ビジネスのニーズに応じて、各部門が異なるシステムを購入して配備しました。
  • 第二に、ほとんどのECMスイートは買収によって拡張しました。多くの場合、この単一リポジトリのアプローチにより、新たに取得した機能を適切に統合することがさらに難しくなりました
  • 最後に、すべてのスイート内の製品がすべて等しく制作されているわけではありません。したがって、多くの場合、顧客は、別のベンダから新しいツールを購入するか(第一の問題を参照)、または同じベンダから購入するために、機能が少ない、機能が劣る、または魅力的ではないツールを調達せざる得ませんでした。

また、これらの従来型ECMスイートの多くは、10年前、15年前、または20年前に構築され、実際には独自システムとして設計されたことを指摘しておきます。したがって、おそらく「ベストオブブリード」または接続式アプローチは困難だったし、当時は実現することも不可能でした。しかし、それ以来、テクノロジーが進化しているのは確かです。ECMも進化する時ではないでしょうか?

ユーザは、働きたい方法を選択する必要があります。この最新のアプリ駆動型の世界では、ユーザは自分を最も生産的にするテクノロジーを自己選択することができます。Microsoft SharePointやGoogle Docs、またOneDrive、Box、DropBoxなどのEFSSツールは、ユーザがコンテンツの作成、共有、および作業に使用するシンプルで軽量なアプリケーションの最適な例です。これはほんの始まりにすぎません。コンテンツが日常的に共有され配信されるSlackやMicrosoft Teamsのようなメッセージングアプリはどうでしょうか?あるいは、Oracle、SAP、Workday、Salesforceなどのビジネスアプリケーションでは、コンテンツが多くの場合、ビジネスプロセスの重要な要素になっています。

実は、従業員が使用するコンテンツ、生産性、ビジネスアプリの数と多様性は増加の一途をたどっており、現代の企業に残されているシンプルな選択肢が2つあります。
1.これらのアプリへのユーザアクセスを制限し、引き続きユーザに企業標準を採用させる(これがどのような結末を迎えるかはご存じのとおりです)。
2.ユーザが作業したい方法で作業できるようにする。

答えは明白だと思います。次世代のECMソリューションは、最も一般的なビジネスアプリや生産性アプリにすぐに接続できるようにする必要があります。また、オープンな標準ベースの接続フレームワークも提供する必要があります。そうすれば、OOTBコネクタが利用できない場合に、新しいアプリケーションと簡単に統合することができるからです。このシンプルで世界最高のアプローチは、ユーザに必要な柔軟性を提供しながら、会社が企業全体でコンテンツをより効果的に活用できるようにします。

使用するコンテンツがどこで管理されるか、その選択肢があるべきです。ほとんどの組織には、組織内に複数のコンテンツサイロが存在します。おそらく、これは、従来のECMソリューションの部門別配備、企業全体に散在するSharePointインスタンス、または同期・共有アプリケーション用の新しいコンテンツストアです。

従来のECMでは、選択肢は1つしかありません。ユーザがコンテンツをゆっくりと苦労して一元管理されたリポジトリにコピーしたり移動したりして、再びそのコンテンツを見つけられることを期待しています。次世代のECMでは、はるかにシンプルです。これらのさまざまなリポジトリに接続してすべての情報にフェデレーションアクセスを提供します。ここでも、共通のコンテンツストア用にすぐに使える接続とオープンで拡張可能なコネクタフレームワークは、次世代のECMソリューションの重要な要素です

また、コンテンツの管理場所の選択権が提供されると、コンテンツを将来管理する場所を選択することもできます。最新の次世代ECMプラットフォームでは、コンテンツ用の任意の数のストレージオプションをサポートする必要があります。規制環境では、コンテンツを社内に保存する必要がありますか?Google Drive、Box、Amazon S3などの低コスト、高可用性のクラウドオプションの活用をお考えですか?あるいは、あなたのニーズに合った混合ハイブリッドアプローチですか?そう、素晴らしいです。これらはすべて、次世代のコンテンツプラットフォームが提供するストレージオプションです。

次世代ソリューションの導入時期と場所を選択する必要があります。前述したように、レガシーの単一リポジトリアプローチは、ユーザに数多くの課題をもたらし、実際にはエンタープライズコンテンツ管理の当初のビジョンを達成するのが簡単どころか、難しくなっています。また、IT部門にとっても、すでに多数のコンテンツ技術を持っている組織に新しいコンテンツ技術を展開する方法について、独自の課題が生じます。

従来のECMプラットフォームでは、選択肢は多くありません。「リフトとシフト」の移行方式を使用して、以前の投資を破棄し、現行のコンテンツソリューションをすべて再構築することができます。または、組織内のサイロを使用して継続して管理することもできます。しかし、最新のECMアプローチでは、次世代プラットフォームを採用する際の柔軟性が大幅に向上します。オプションとして接続性を提供することで、コンテンツを残さずに既存の投資をそのまま活かすことができます。これにより、旧式のECM環境を廃止するかどうか、またはいつ廃止するかを選択することができます。それが本当に選択肢があるということなのです。

今回も、私の見解はシンプルです。従来のECMスイートは、共通のリポジトリを中心に構築された閉じたシステムであり、単一の方法で動作します。次世代のECMは選択肢、オープン性、接続性がすべて備わっています。ユーザは、作業を実行するためにどのツールを使用するかを選択する必要があります。あなたはコンテンツの管理場所を選択する必要があります。また、既存のコンテンツストアを移行するかどうか、またはいつ移行するかを選択する必要があります。接続性はこれをすべて可能にします。接続性と非常に柔軟なメタデータモデル。それは次のブログで取り上げるトピックです。