もちろん、どう頑張っても無理です。

仮に、御社のデジタルアセット管理(DAM)ソリューションには厳密なコントロールが導入されていて、御社のチームメンバーはコンテンツを作成、編集、管理、承認、配信する際に規定のプロセスを厳密に守ることが重要だと理解しているとしましょう。間違ったバージョンのアセットを間違った場所に、しかも最悪のタイミングで漏らしてしまうような事故は、誰も望んでいません。使用権に違反したり、コンプライアンス問題を引き起こしたりする事態も、回避したいに決まっています。御社のDAMシステムには、コンテンツを安全に管理するためのポリシーと手順が導入されていることでしょう。それを全員が厳密に守ってアセットを処理していれば、安全性が損なわれることはありません。

でも、本当にそうなのでしょうか。

かつてフーディーニが物理の法則に逆らうかのような脱出を成功させたように、コンテンツもまた、あなたが導入したコントロールのシステムをすり抜ける方法を必ず見つることでしょう。

この不都合な真実は、ほかでもない、Nuxeoの製品マーケティング部門VPであるUri Koganが保証してくれています。

ユーザというのは、不自然、不都合、あるいは単に遂行しようとしているタスクにとって理不尽な行動を強要してくる構造と格闘しなければならない時、ワークアラウンドを見つけるものです。そして、誰かがDAM製品を迂回して業務を遂行しなければならなくなると、行く先に大問題が待ち受けています。DAMシステムの様々なワークアラウンドが、リスク管理の最善の努力を打ち消してしまいます。

DAMのセキュリティ

企業にとって注意深いアセットコントロールが重要であることは、疑いの余地がありません。コンテンツの使用量が爆発的に増加するにつれ、権利、許可、使用法にまつわる問題も増加します。ですから、門番を導入することは不可欠ですが、同時にアジリティ、レジリエンス、使いやすさ、システムアーキテクチャの柔軟性といった性質も重要です。レガシーのDAMシステムはこの種の性質に欠けていて、またセキュリティ問題をすばやく発見して徹底的に修正する能力も有していません。

旧式化したテクノロジーにさらなるプロセスを課したところで、水を堰き止め続けることはできません。それでもなお水門を閉じ続けておきたいと思われる方、次のシナリオを考えてみてください。
御社のブランド担当者が、たった今、あなたが何年もの歳月と多額の資本を投資して築いてきた評判を落とすような、人生最大の過ちを犯しました。その担当者をすぐさま首にして、御社のチームは、そのコンテンツが世間に流布するよりも速く、あらゆる断片を見つけて撤回できるでしょうか。すべての国、すべての地域、すべての部署に点在しているすべてのアセットのすべてのバージョンを直ちに集めて回収できると、100%自信を持って言えますか。すべてのキャンペーン、すべてのダウンロード、すべてのスニペット、すべてのプレビュー……と続くわけです。

御社には、それができるべきです。できないようなら、DAMのソリューションを再評価すべき時と言えるでしょう。

##リスク管理と柔軟性向上は相反する目標ではない
最先端のDAM技術が前世代の技術と一線を画す理由は、精密なコントロールと優れたUXのバランスにあります。アクセス許可を例に考えてみましょう。共有パスワードや臨時アクセス、許可レベルの事前設定などを必要とするDAM製品は、ユーザごとの許可レベルの変更に柔軟に対応できないのであれば、最終的にあなたの手からコントロールを奪っていきます。一方、最新のDAMソリューションは、ユーザレベルとアセットレベルの両方でアクセス許可をフルに設定することができます。許可をコントロールするのはソフトウェアではありません。あなたです!

リスクの特定は、レガシーのDAM製品が今日のニーズに対応できていない、もうひとつのエリアです。仮に御社のレガシーDAMが大量のユーザ生成コンテンツを管理しているとして(とはいえ正直なところ、2019年現在、この仮定自体が大きな疑問になっています)、リスクの高いコンテンツをシステムに追加するには、すべての断片を手作業で確認しなければならないはずです。

でも、Nuxeoのデジタルアセット管理なら、機械学習と人工知能を活用して、ユーザ生成コンテンツのリスクを特定することができます。リスクが発見された場合は、そのアセットが確認キューに直接送信されるため、手作業で確認のプロセスを開始する必要はありません。

クリエイティブな発想をする人は、規則を破るものです。でも、そういう人たちがいなければ、御社の存続にかかわります。コンプライアンスの要件や規制の基準を満たしながらも、事業を減速させるプロセスを最適化できるかどうかは、きわめて重要であり、それは御社のDAMにも当てはまります。

デジタルアセット管理のセキュリティ

規制対象となるコンテンツをDAMシステム内で管理できないのであれば、規制のかからないコンテンツとは別のシステムに隔離しなければならなくなってしまいます。こうしてDAMソリューションの外にさらにシステムやプロセスを追加することで、実はリスクが高まります。すべての潜在リスクを直ちに見つけて管理できるという確実性が下がってしまうのです。

御社の事業にどれだけ規制が課されているか、どのような規制が課されているかは、あまり問題ではありません。御社のDAMソリューションは、セキュリティ要件や規制要件、コンプライアンス要件が何であっても、表面下でシームレスに対応すべきなのです。そして、セキュリティソリューションやブランド保護の技術、不正行為の防止技術(セキュリティベンダーのデジタルウォーターマークなど)を統合する段になった時には、御社が選ぶどんなソリューションとも連携できるべきなのです。

Uri Koganのことを先ほど紹介しましたが、UriはDAM製品マーケティングの権威です。真に優れたDAMソリューションが御社にどんなメリットをもたらせるかについて、非常に有意義なブログを書いていますので、ぜひそちらもお読みください。