エンタープライズコンテンツ管理(ECM)という言葉が使われ始めたのはかなり昔のことで、2000年代初めにさかのぼります。でも、ECMとはいったい何なのでしょうか。文書管理(DM)、ケース管理知識管理コンテンツサービスプラットフォーム(CSP)などの言葉が溢れる今の時代にあって、ECMは、どのような立場にあるのでしょうか。どう違うのでしょうか。

この記事の狙いは、ECMとは何か(ECMでないものは何か)を説明し、主な機能とメリットを紹介したうえで、なぜ今もECM業界が健在なのか、これがどのように進化してコンテンツサービスと呼ばれるものの重要な一部になったかを説明することにあります。

##ECMの定義
ECMは、情報のライフサイクル全体を管理・整理して、プロセスワークフローを自動化するのに役立ちます。また、社内のコンテンツをコントロールし、統制することができます。ECMシステムの機能は、次の6つの動詞でしばしば表現されます。

###取り込む
文書管理(DM)の時代には、システムに入力されるコンテンツのほとんどが、紙の文書のスキャンでした。しかし、ECMシステムでは大きく異なります。紙だけでなく、メール、ファックス、WordやExcelファイルのように電子ネイティブの文書、さらには医療記録やCADファイルのように業界特有のファイルフォーマットなど、多数のソースからコンテンツを取り込む必要があります。

###管理する
ECMシステムは、文書管理システムの文書管理機能、例えばバージョニングや監査証跡を基本として構築されていて、様々なタイプのコンテンツを管理するためのコントロールやツールを総合的に提供します。

###アクセスする
文書管理システムで文書にアクセスするには、通常、独自のユーザインタフェースを使用する必要がありました。しかし、ECMでは、様々なユーザが様々なデバイスの様々なシステムから、コンテンツにアクセスできます。ロール別に許可されたコンテンツに、デスクトップ、ウェブ、モバイルなどのシステムインタフェースから安全にアクセスでき、しかも監査可能だという点が、ECMの重要な特徴です。また、OfficeやOutlookのような外部システムと統合することもできます。

###保存する
文書管理システムとコンテンツ管理システムの製品寿命が長期化しているのを受けて、幅広い保存機能のニーズが高まりました。多数のロケーション(ローカルディスク、ネットワークディスク、クラウドストレージなど)にコンテンツを単純に保存するだけでなく、長期保管に適した記録媒体にアーカイブ化して保存するなど、ユーザにとって理想的な保存方法を効果的かつシームレスにできなければなりません。

###自動化する
あらかじめ定義したワークフローやタスクを使ってプロセスを自動化する機能は、ECMシステムの重要な特徴です。人間のインタラクションを減らして価値を高め、プロセスのボトルネックを特定し、コンピュータならではのスピードとスケールを実現する能力はすべて、ECM導入にまつわる測定可能なROIになるため、システムの購入時だけでなく長期的な導入メリットとしても重要です。

###分析する
しばしば忘れられがちなECMの側面と言えば、データ分析やシステムが生成する使用パターンの機能です。個別レポートの定義を含む様々なレポート機能は、中核機能として提供されています。これによりユーザは、使用パターンを理解し、潜在的な不正使用を発見し、重複コンテンツを特定して、削除すべきレコードにマークを付けるなどのことができるようになります。

ECMファイルの共有

多数の企業が次のように様々な方法でECMシステムを利用してきました。
• 単純なファイル共有とライブラリサービス
• 情報コンプライアンス、ガバナンス、レコード管理
• ビジネスプロセスの管理と最適化
• モバイルワーカー、リモートワーカーの実現
• 外部アプリケーションのためのコンテンツリポジトリ

AIIM(米国情報・画像管理協会)によるECMの定義 はこちら。

##ECMシステムの使い道
ECMソフトウェアは、社内の多数の部門で活用して、多数のメリットをもたらすことができます。ECMは、以下のような点で価値を発揮します。
• 情報をすばやく簡単に入手できるため社員の生産性が向上します。
生産性が向上し、導入コストや所有コストが低いため、プロジェクトの投資対効果がすぐに実現します。
企業の情報ガバナンスが強化され、情報セキュリティ侵害のリスクが低下し、コンプライアンスと監査管理が向上します。
• 個人の生産性が向上し、会社としてのアジリティが高まります。
• 既存の電子文書から価値を引き出す能力を高められます。

##ECMの基本以上のことに目を向けるべき理由
ECMは、過去何年にもわたり、多数の業界の多数の用途に価値をもたらしてきました。しかし、ECMシステムが提供してきた機能が、今ではコンテンツサービスと呼ばれる大きなスイートの一部になりつつあります。

新しいコンテンツサービスプラットフォーム(CSP)は、DMやECMが提供してきた機能はもちろん、それ以上の機能とメリットを多数もたらします。

人工知能(AI)を使ったコンテンツの分類から、ワークフローの自動化、高度なコンテンツ分析とプロセス分析まで、コンテンツサービスプラットフォームは、ECMシステムの伝統を基本としてそれを発展させ、クラウド対応、モバイル対応の職場にふさわしい技術を実現します。文書管理とECMは、重要性の低い旧式なツールなどではまったくなく、はるかにパワフルなコンテンツサービスへと成長しました。

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