背景

Julien Alexandre氏がポータル・プロジェクトに関わるようになったとき、文書管理ツールは一切使用されていませんでした。
前のオープンソース文書共有システムは、数ヶ月前にクラッシュしていました。システム障害が発生する前も、その複雑さのためにユーザは使用をやめ、共有ネットワークディレクトリを使用し始めていました。すぐにでも新しいソリューションを導入する必要がありました。
この共有ディレクトリに代わって、Nuxeo Platformに基づいてNuxeo Studioで構成されたプロジェクト管理アプリケーションAIRが導入されました。今は、何百人ものユーザが毎日これに接続して、文書の最新バージョンを保存したり検索したりしています。
AIRは、「この文書の最新バージョンはどこ?」という非常に単純な質問に対する回答を提供してくれました。AIRの導入以来、Alexandre氏は一度もこの質問を聞いていません。

ソリューション

Nuxeo Platformを選択する前に、AlfrescoやSharePointなど、いくつかのソリューションが提案されました。主にダウンロードやインストール、テストが簡単だったために、最終的にNuxeoが選ばれました。また、シンプルですっきりとしたユーザインタフェースも、自信と信頼が持てました。
Nuxeo Studioが提供する構成オプションと一体となった検索機能を踏まえて、この選択は的確であると判断しました。実際に、構成はすべてNuxeo Studioを使用して行われました。その使いやすさに非常に満足しています。
もう一つの重要な要因は、Nuxeoスタッフの対応のよさでした。コミュニティサイトanswers.nuxeo.comに質問を掲載することで、プロジェクトの初期段階で質問の回答を簡単に得ることができました。アクティブなコミュニティを閲覧できることも、ERDFのこの技術選択のメリットでした。Nuxeo Studioの範囲外の変更が必要とされる場合には、このサイトは非常に役立つことが明らかになりました。
限定された一連のメタデータ(プロジェクトのバージョン、部門、文書の性質、および顧客セグメント)で、構成をシンプルですっきりとさせ、新しい文書の入力を容易にする必要がありました。標準ナビゲーション(件名を対象とする)と検索フォームは、この選択を反映するように構成されました。
最終的に、ソリューションはNuxeo Studioのみを使用して、たった1人で構成することができ、大幅に開発コストの削減になりました。ユーザのトレーニングは必要なかったのですが、詳細なユーザガイドを用意しました。
ソリューションの導入は反復的に実施され、ユーザはツールの使い方に徐々に慣れていきました。

結果

Julien Alexandre氏の最も重要な成果は、ユーザの満足度を高めることでした。それまで文書管理システムに対して不愉快な思いをしてきたユーザは、このソリューションに完全に満足しています。

今後のイノベーション

今のところ、このツールは、毎日約100人が使用しています。これによって、AIRで完全にサポートされているポータルの新しいバージョンの制作が可能となりました。
新しいユーザは、前の文書管理ツールの知識が全くないことや経験不足であることからAIRを使うことに意欲的であるため、このツールは今後ますます使われるようになるでしょう。Nuxeoは、企業向けソリューションではないものの、すでにリヨンの技術チームによって使用され、ERDFの他部門でも現在検討が行われています。

読む時間がない場合は

  • 様々なプロファイルを持つ100人のユーザ
  • Nuxeo Studioを使用して、1人のユーザが設定

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