フランス農務省は、省内のコンテンツ中心のアプリケーションを開発するために、2009年にNuxeo Platformの導入を決めました。同省は、スキルとインフラを最適化するために、ソフトウェアコンポーネント数を制限する戦略を展開し、MAREVA、CMMI、ITILなどの開発方法論に投資してきました。その目的は、同省のチームが納品までの時間を迅速化するカスタムソリューションを構築し、展開できるようにすることです。
現在、Nuxeo Platformに基づく開発プロジェクトは5件あり、政府機関のメモランダムの流れと配信を管理する文書管理から通信管理に及びます。
次は、ポートフォリオ内の2件の主要プロジェクトのプロファイルです。メモランダム管理と対応管理

メモランダム管理

背景

農務省では、通信は、省内の関係機関に配信されるメモランダムによって行われています。メモランダムはまた、省内のユーザ向けのイントラネットサイトで毎週木曜日に発行されるジャーナルか、または一般市民向けの同省の公式ニュースレターに公開されることがあります。
この配信を行う手作業プロセスには問題がいくつかありました。

  • サイト管理者が費やす時間がかかりすぎました。
  • コンサルティング業務は最適な運営がされていませんでした。対象となる市民に影響を与えるメモランダムに関する通知が行われていませんでした。検索機能もかなり制限されていました。
  • 一般市民向けと内部向けの2つの異なるサイトが使用されており、パートナーとエージェントの両者にメモランダムが重複して配布されていました。
  • アクセス権が柔軟に取り扱われていなかったため、管理者は、アクセスが制限されているメモランダムに対応する特別のソリューションを設定しなければなりませんでした。

ソリューション

メモランダム管理アプリケーションは、コンテンツと管理の重複を排除し、単一のソースからの発行と配信を管理します。Nuxeo Platformは、コンテンツ管理バックエンドとして機能し、Nuxeo WebEngineはフロントエンドとして機能します。
このアプリケーションは、メモランダムの作成から表題のページ作成、一般公開までのプロセスを自動化します。ユーザ向けの購読サービスもあるので、ユーザは公開されたメモランダムの週刊ニュースレターを自動的に受け取ることができます。
メモランダムの作成は、アプリケーションの案内に従って、フォームとメタデータを記入する必要があります。それから、検証プロセスがあり、タイムスタンプが記録されます。単一のメモランダムは、メモ自体と関連文書から構成され、すべて1つのPDFファイルにコンパイルされています。PDFは、その後検証され、公開要求が発行されます。
各メモランダムには、アクセス許可タイプがあり、内部公開、一般公開、または
指定グループ限定のタイプに分類されます。
毎週木曜日正午に、3つの自動化プロセスが開始されます。

  • 週刊ニュースレターへのリンクはすべての購読者に送付されます。
  • 一般ニュースレターを発行するためのすべてのメモランダムのリンクを記載したメールがサイト管理者に送られます。
  • 1つまたは複数のメモランダムに既得権のある関係者の一覧が編集され、必要となるコンテンツのリンクを記載したメールが送付されます。
    アーカイブの考えも踏まえて、ナビゲーションまたは高度な検索メカニズムのいずれかを介して、オンラインですべての週刊ニュースレターを検討することが可能です。また、メモランダムはすべてテーマ別に分類されます。

結果

メモランダム管理アプリケーションは6人月で構築されました。これにより、Nuxeo Studioで設計された自動化メカニズムセットが導入され、開発・検証・公開するプロセスが改善されました。また、検索およびテーマ別ブラウジングによりコンサルティング業務が改善されました。
さらに、多くのエンドユーザプロファイルでアクセス権の管理を一元化しながら、Nuxeo Studioで開発されたサブスクリプションプロセスと自動通知システムによって配信が改善されました。

通信管理

背景

フランス農務省の手作業プロセスの1つは、ファックス、紙、電子メールによる相互の通信を管理するものです。同省は、過去に、他のソフトウェアツールで通信を管理しようとしましたが、使用するにはあまりにも複雑だったため、当時、省内の事務管理者であったユーザは、採用をあきらめました。
新型の通信管理アプリケーションの目標:

  • 受信・送信する通信内容をすべて電子的に管理する
  • 通信内容のアーカイブを提供する
  • 検索と読み出しの仕組みを提供する
  • 関連する通信項目間のリンクを作成する

ソリューション

Nuxeo Platformで構築されたソリューションは、実用的で使い勝手が良くなっています。受信する通信については、メール項目を入力、割当、またはリダイレクトし、その項目を分類する機能を提供します。送信する通信の機能には、検証、タイムスタンプ、分類の各機能が含まれます。
Nuxeo Studioは、メンテナンスができるだけ簡単になるように、アプリケーションをカスタマイズし構成するために使用されました。Nuxeo Studioの各種機能の使用目的:

  • 受信・送信内容のドキュメントタイプの開発、分類計画
  • 受信・送信内容、ワークフロー、分類項目の簡単な視覚化に適するタブの作成
  • 受信・送信内容に固有のメタデータの定義
    ユーザエクスペリエンスを向上させるために、クリック回数を可能な限り減らしました。例えば、簡単な「保存・作成」ボタンをクリックすると、ユーザは複数のエントリを迅速に作成することができます。

結果

アプリケーションの構築は、チーム2名で、20日未満で終了しました。Nuxeo Studioのデザイン作業は一般社員が行い、開発作業は一切必要ありませんでした。
このアプリケーションは当初、1部門に導入されましたが、その後、省内全体に展開されました。

読む時間がない場合は

通信管理プロジェクト

  • ユーザ200人
  • 20 GBリポジトリ
  • メモランダム管理プロジェクト
  • 公開サイトのトラフィック:訪問数1500回/日。木曜日に、訪問数6000回
  • 7 GBリポジトリ

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