Orangeは、モバイル顧客1億6000万人以上、ブロードバンド顧客1400万人以上にサービスを提供する、世界有数の移動体通信・ブロードバンドインターネットプロバイダで、文書管理用にNuxeo Platformを採用しています。
Orangeは、安全なエクストラネットポータルを介して、企業クライアントとのコミュニケーションを管理します。このドキュメント中心のエクストラネットは、ポータルの十分に定義されたセクションへのアクセスを安全に管理し、契約書・請求書・プロジェクト書類を処理します。レガシーシステムでは増大する文書量と同時使用のユーザを管理することができなくなったため、バックエンドとしてNuxeoのDocument Managementモジュールに置き換えられました。

背景

Orangeは、文書を管理し、企業クライアントにアクセスできるシステムを導入し、バックエンドとしてDocumentumを備えていました。問題は、導入が成功だったのかどうかです。大企業の顧客が多くなれば、システムユーザが多くなり、リポジトリで管理する文書量も増大しました。既存のシステムでは情報量が多くなりすぎたため、増大する情報量に対応できるソリューションを見つけ出さなければなりませんでした。
スケールを十分に拡大でき、非常に特別な方法でアクセス権を管理できるシステムを開発する必要がありました。システムにはOrangeのユーザと外部ユーザ(クライアント)があるので、あるクライアントが誤って別のクライアントとの契約を見ないように、アクセスを分離できるようにするか、または、Orange社内ドキュメントへの読み書きアクセス権を持たせる必要がありました」とプロジェクトマネージャは説明します。
Brignou氏は、バックエンドとしてNuxeo文書管理を使用してソリューションの開発を管理していました。プロジェクトの主な課題の一つは、文書共有プロセスを明確に理解し、機能的かつ技術的な要件にそれをマッピングすることでした。システム設計と開発プロセスは、システムの社内ユーザと協力する、対話的なプロセスでした。隔週で更新することで、プロジェクトが、ユーザの機能要件を満たす軌道に乗ったことを確認することができました。

ソリューション

プロセスの各ステップにはアクセスのセキュリティが要求されるため、エクストラネットへ文書を移動するプロセスは、必然的に十分に調整されていました。Orangeのマネージャは、どの文書がクライアントのエクストラネットでアクセス可能でなければならないか、またOrangeのどの担当者がその業務のプロセスを管理するのかを判断します。
文書共有システムでは、社内ユーザと外部クライアントの2つのグループのアクセス権を管理する必要がありました。社内ユーザについては、クライアントがアクセスするためにシステムに文書を配置するプロセスで、大量の文書を円滑かつ効率的に処理する必要がありました。
大量の文書管理
一回の操作でシステムに大量の文書をインポートする問題に対応するために、ドラッグ・アンド・ドロップ操作機能が設定されました。NuxeoのDMに文書をインポートする場合は、Orange社内ユーザひとりひとりに属する「Drop Box」で行われます。このバッファ空間は、トランザクションの問題もなく、文書の大量のインポートを可能にします。インポート後の発行ステップにより、該当の文書は外部クライアントに利用できるようになります。
セキュリティの問題
ソリューションの最も重要なポイントは、セキュリティ、認証、アクセス制御です。2つの主要なユーザ層:Orangeユーザと外部クライアントユーザ。文書の一部に読み書きアクセスを必要とするOrangeユーザもいれば、読み取り専用のアクセスが必要なユーザもいました。社内ユーザと外部のユーザはともに、アクセスが指定領域に制限されています。
Nuxeo Platformは、アクセス制御ポリシーについて詳細な組織固有の要件定義を策定できる、先進的かつ高度な設定が可能なアクセス制御システムを提供します。

結果

プロジェクトチームと社内エンドユーザには緊密な連携があるため、システムが生産に投入されると、肯定的なフィードバックがあり、ユーザの採用も多く、移行が簡単に行われました。
Documentumに基づいて、Nuxeo文書管理とレガシーソリューションを置き換えることにより、大量の文書がインポートでき、パフォーマンスの問題が排除されたため、エンドユーザははるかに効率的なアプリケーションの恩恵を受けることができます。これにより、チームの生産性は高まり、エンドユーザの顧客満足度は向上することになります。

今後期待されるイノベーション

この文書共有ソリューションの次期バージョンでさらにイノベーションが行われます。

  • クライアントがサービスを購読するためのエクストラネットのメカニズムとして、そのサービスのために特定のスペース内のすべての文書にアクセスできるようにする
  • 外部クライアントが文書をシステムにアップロードできるようにする

読む時間がない場合は

  • 文書管理機能を備えるNuxeo Platform
  • 柔軟なユーザインタフェースを統合
  • 企業クライアント200社。ユーザ80社

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